Manter boas controles contábeis em quickbooks 2012
Quando você introduz vários usuários do sistema de contabilidade em seus QuickBooks 2012 você aumenta a necessidade de controles contábeis. Ao ter acesso ao sistema de contabilidade, os usuários podem inadvertidamente introduzir erros no sistema de contabilidade, ou, infelizmente, alguns usuários podem intencionalmente defraudar um negócio.
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Por estas razões, algumas das técnicas de controle de contabilidade de QuickBooks para minimizar erros involuntários e minimizar a possibilidade de roubo:
Regularmente comparar as contagens de inventário físico com registros de contabilidade de inventário. Inventory, infelizmente, encolhe. Pessoas - às vezes os funcionários, mas muitas vezes pseudo-clientes, como ladrões - vai roubar inventário.
Portanto, uma das coisas que você precisa para fazer as duas coisas para minimizar suas perdas nos estoques e manter registros contábeis precisos é comparar regularmente contagens físicas de seu inventário com o que seus registros contábeis mostrar.
Uma pequena loja de conveniência, por exemplo, pode querer comparar inventário de tabaco em um inventário de base, cerveja e vinho diária em uma base semanal, e todos os outros itens de estoque de supermercado em uma base mensal ou anual. Esta abordagem para contando com freqüência o mais valioso e mais fácil de roubar itens realiza duas coisas:
encolhimento de inventário é rapidamente identificado.
O proprietário da empresa pode minimizar o encolhimento de inventário, identificando o tipo de inventário que é mais frequentemente roubados ou mesmo quando o estoque é mais frequentemente roubados.
Reconciliar contas bancárias. Uma coisa que os empresários devem fazer é conciliar suas próprias contas bancárias. Muitas vezes, o roubo do empregado pelo pessoal da contabilidade ocorre como empregados descobrir como cheques em conta bancária da empresa que o proprietário não vê. Uma maneira de encontrar uma transação fictícia e fraudulenta é ter o proprietário conciliar o extrato bancário.
Se o proprietário reconcilia o extrato bancário, ela pode comparar a contabilidade do banco para a conta com registros de contabilidade de QuickBooks da empresa. Quaisquer discrepâncias óbvias pode ser corrigido - o que significa que os registros contábeis QuickBooks são mais precisos. Além disso, quaisquer transacções suspeitas, esquisito tendem a tornar-se óbvio quando o proprietário da empresa olha atentamente para cheques.
Segregar contabilidade pela custódia física sempre que possível. Em uma pequena empresa, é difícil separar sempre a contabilização de alguma atividade da custódia física ou responsabilidade física para essa atividade. Por exemplo, é difícil separar a contabilidade de inventário da custódia física ou acesso a esse inventário.
Um funcionário da loja, por exemplo, pode facilmente ser capaz de roubar cigarros e também ajustar registros de inventário por meio de vendas do registo de dinheiro para os cigarros. No entanto, onde quer que você pode segregar a custódia física da contabilidade, uma verificação de erros built-in ocorre.
Você pode pedir seu CPA para ajudar a conceber formas de segregar a custódia física dos ativos de direitos de contabilidade e contabilidade. E você realmente deve fazer isso. Infelizmente, o roubo do empregado é muito comum.
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treinar funcionários no uso de QuickBooks. Você deve treinar funcionários para usar QuickBooks se você tem uma empresa de qualquer tamanho por duas razões básicas:
Alguém que sabe como usar QuickBooks é menos propensos a fazer erros involuntários. Assim ,, se você puder, faz bom senso para fornecer alguns funcionários com a ajuda ou treinamento ou ambos. Esses recursos permitem que as pessoas mais confortavelmente e usar com mais precisão características QuickBooks para construir informação financeira que permite gerenciar melhor o seu negócio.
registros contábeis Sujo camuflar o roubo do empregado. Muitas vezes, uma das coisas que você vê quando o roubo do empregado acontece é realmente confuso-up registros contábeis. Assim, a formação não só significa registros contábeis mais precisos, mas também que você é menos propensos a ter um ambiente propício ao roubo ou apropriação indébita.
Feche o arquivo de QuickBooks. Se você der uma Princípios de curso de contabilidade, você vai aprender que o fechamento significa um conjunto de procedimentos de contabilidade alguém passa por zerar as contas de receitas e despesas.
Video: Aulas Contábeis 2° período
Em QuickBooks, fechamento significa algo diferente. Mas você ainda quer fechar o arquivo QuickBooks, a fim de manter a integridade dos seus dados. Veja como: Escolha o comando Editar → Preferências, selecionar Contabilidade e, em seguida, na guia Preferências da empresa, e, em seguida, clique no botão Data de Encerramento Definir Data / senha. Quando QuickBooks solicitar, especificar uma “Data de Fechamento” e senha.
Depois de fornecer esta informação, QuickBooks quer proíbe usuários ou usuários limites de alterar ou inserir transações datado antes da data de encerramento. (Só as pessoas com a senha pode fazer alterações ou inserir transações com datas anteriores à data de encerramento.)