Organizar o seu email no outlook 2016

Caixa postal inchaço. Todo mundo recebe-lo ao longo do tempo. O seu Outlook 2016 Inbox enche de mensagens que você negligenciadas para apagar ou arquivar, e antes que você perceba que você tem milhares de mensagens, ocupando espaço no seu arquivo de dados e impedindo-o de navegar o novo material facilmente. Aqui estão algumas idéias para romper que obstrução.

Video: Organizando os emails em pastas (regras) no Outlook ou Hotmail - ATUALIZADO 2016

Limpar conversas

Uma conversa é uma troca de e-mail que consiste em vários vai-e-vem mensagens. Porque a maioria das pessoas simplesmente clicar em responder para continuar uma conversa sem eliminar todo o texto anterior, você acaba com um monte de mensagens que são basicamente subconjuntos de um conteúdo de outro. A Conversação recurso Clean Up passa e encontra estes, a exclusão de todas as mensagens que estão completamente contidos pelo menos uma outra mensagem.

Escolha Início → Clean Up → Clean Up Conversação para usar este recurso em uma mensagem particular. (Selecione a primeira mensagem.) Para limpar uma pasta inteira, escolha Início → Clean Up → Clean Up Pasta. Ou, para fazê-lo para todas as suas pastas de email, marque a caixa de entrada e, em seguida, escolha Home → Clean Up → Clean Up Pasta & Subpastas.

Arquivo de mensagens antigas

Você pode configurar o Outlook para arquivar mensagens que têm propriedades específicas, tais como aqueles que são mais velhos do que uma determinada data. Arquivar mensagens move-los para um arquivo de dados separado chamado Archive.pst. Limpar o seu arquivo principal do Outlook faz com que seja menor, de modo que o Outlook é iniciado mais rapidamente. Você pode abrir o arquivo de dados Arquivo qualquer momento que você precisa para se referir a algo nele.

Para arquivar mensagens, escolha Arquivo → Informações → Mailbox Cleanup → Archive. Defina suas preferências na caixa de diálogo Arquivo e clique em OK.

Para abrir o arquivo de dados Arquivo posteriormente, recuperar alguma coisa, escolha Arquivo → Abrir & Exportar arquivo → Open Data Outlook. Navegue até o arquivo, selecione-o e clique em OK. O arquivo agora aparece no painel de navegação à esquerda; você pode trabalhar com ele lá apenas como se fosse o seu arquivo principal.

Video: Outlook 2010 Organizar Caixa de Mensagens Parte 2

Para a limpeza ainda mais profunda, escolha Arquivo → Informações → Mailbox Cleanup → Limpar caixa de correio. Na caixa de diálogo Mailbox Cleanup, você pode especificar parâmetros para arquivar automaticamente. Por exemplo, você pode encontrar itens mais antigos do que um determinado número de dias ou maiores do que um determinado número de kilobytes.

Criar pastas de correio

Uma maneira eficaz de organizar seu e-mail é criar subpastas para sua caixa de entrada. Então você pode mover mensagens para uma das subpastas para tirá-lo da caixa de entrada principal. Por exemplo, você poderia ter uma subpasta para cada organização que você oferecer-se para, ou uma subpasta para cada membro da família que você envia mensagens.

Para criar uma nova pasta, certo; clique na pasta Caixa de entrada no painel de navegação e escolha Nova pasta. Digite o novo nome da pasta e pressione Enter. Então as mensagens de arrastar-e-soltar de sua caixa de entrada Onto o nome da nova pasta no painel de navegação.

A criação de regras para tratamento de correio

Ter várias pastas de email é grande, mas você tem que lembrar de arrastar e soltar mensagens para essas pastas. Felizmente, você pode automatizar o processo de criação de regras para tratamento de correio. A regra pode avaliar endereço de e-mail do remetente e redirecionar a mensagem para uma subpasta se é de uma certa pessoa, por exemplo.

Para criar uma regra de tratamento de correio, comece com uma mensagem selecionada que atenda aos critérios desejados. Em seguida, escolha Início → Regras → Criar regra. Em seguida, preencha a caixa de diálogo para descrever a mensagem que você deseja alcançar. Por exemplo, você pode especificar que o assunto contém ou que ele é enviado para. Clique em Opções avançadas para mais escolhas.

Para configurá-lo, escolha Arquivo → Compartilhar → Present on-line → Present Online. Um link vai aparecimentos copiar esse link e enviá-lo para seus membros das audiências através de mensagem de texto, e-mail, ou qualquer método que você gosta. Esperar por eles para obtê-lo, e em seguida, clique no botão Iniciar apresentação na caixa de diálogo que aparece para obter o show começou.