Relegando suas relíquias para arquivamento no outlook 2003
Video: Como Fazer Backup do Outlook 2013
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Ele não leva muito tempo para acumular mais mensagens de e-mail do que você pode lidar com eles. Algumas pessoas simplesmente apagar as mensagens à medida que lê-los. Outros agarrar a mensagens antigas para fins de referência.
O problema é que Outlook desacelera quando você armazena muitas mensagens de e-mail. Além disso, uma enorme coleção de mensagens é complicado de gerir. Além disso, se você estiver em um sistema de e-mail corporativo, os administradores de sistema podem não permitem armazenar mais do que uma certa quantidade de e-mail porque ele entope o sistema.
O arquivamento é um recurso embutido no Outlook para ajudá-lo a armazenar mensagens e outros itens do Outlook que você não precisa de olhar para agora, mas você ainda pode querer referir-se a, no futuro. Se você usa o Outlook em uma rede de intercâmbio de trabalho, arquivamento torna mais fácil para você se dar bem com seus administradores de sistema de emagrecimento para baixo o número de mensagens que você está armazenando no sistema de e-mail.
Mesmo se você não quiser usar o recurso de arquivamento agora, você pode querer entender como ele funciona. Outlook às vezes arquivos itens automaticamente - que podem olhar para você como se os seus itens do Outlook estão desaparecendo.
Se o recurso AutoArquivar parece assustador e complicado para você, tente não se preocupar. Microsoft pode não ter feito o recurso Arquivo facilmente decifráveis. Quando você pegar o jeito dele, no entanto, a arquivar automaticamente pode se tornar valioso para você.
Video: Importe e exporte contatos no Outlook
Embora as mensagens de e-mail são o que as pessoas arquivar na maioria das vezes, todos os itens do Outlook podem ser enviadas para o arquivo - compromissos, tarefas, tudo. As pessoas não costumam arquivar contatos e notas, mas você ainda pode arquivar aqueles se quiser.
Configurando AutoArchive
Você não tem que fazer qualquer coisa para tornar o Outlook arquivar seu itens- o programa está configurado para arquivar itens automaticamente. Se você quiser ver como o Outlook está configurado para arquivar seus itens antigos, ou mudar a forma como o Outlook faz o trabalho, siga estes passos:
1. Escolha Ferramentas -gt; Opções.
A caixa de diálogo Opções.
2. Clique na guia Outras.
A página de opções Outro aparece.
3. Clique no botão Arquivar automaticamente.
A caixa de diálogo AutoArquivar aparece.
Não vá barging através da caixa de diálogo AutoArquivar mudar as coisas à toa - pelo menos não até que você olhar para ver o que já está configurado. Quatro petiscos importantes que a caixa de diálogo AutoArquivar normalmente diz-lhe são os seguintes:
- Quantas vezes arquivos do Outlook itens
- Como itens de idade tem que ser para o Outlook para enviá-los para o arquivo
- O nome ea localização do ficheiro de arquivo
- Se o recurso AutoArquivar está ligado
Quando você instalar o Outlook, o programa automaticamente arquiva itens a cada 14 dias, o envio de itens mais de 6 meses de idade para o arquivo listado na caixa de diálogo AutoArquivar. Para a maioria das pessoas, essas configurações são muito bem. Algumas pessoas preferem desativar o recurso AutoArquivar e executar o processo de arquivamento manualmente. Você pode desativar o processo de arquivo automático, clicando na caixa de seleção “Executar AutoArquivar a cada 14 dias” no topo da caixa de diálogo AutoArquivar.
Ativando o processo de arquivamento manualmente
Você pode arquivar mensagens sempre que quiser, escolhendo -gt arquivo; Arquivo do menu do Outlook e seguir as instruções. A vantagem de executar o processo de Arquivo manualmente é que você começa um pouco melhor controle do Process- você pode dar Outlook uma data de corte para artigos de arquivamento, dizem que o primeiro dia do ano. Você pode também dizer Outlook quais pastas para arquivar e para onde enviar os itens arquivados. Você pode até mesmo arquivar diferentes pastas do Outlook para diferentes ficheiros de arquivo. A desvantagem a todo esse controle é que é possível fazer um erro inocente e enviar itens arquivados para um lugar que você não consegue encontrar novamente com facilidade. Tente não alterar o nome ou a localização dos arquivos para que seus itens arquivados são enviados, porque é surpreendentemente fácil perder a noção do que se passou onde, e Outlook não fornece muita ajuda com manter o controle de arquivos arquivados.
Encontrar e visualizar itens arquivados
Às vezes AutoArchive parece mágica. itens mais antigos são misteriosamente arquivado sem qualquer ação de sua parte. não é assim tão fácil? Claro - até que de repente você precisa encontrar um daqueles itens que se moviam magicamente ao seu arquivo. Então você tem que descobrir onde ele foi e como obtê-lo novamente.
Quando você quiser ter um outro olhar para os itens que você arquivados, abra a pasta de arquivo, que Outlook também se refere como um arquivo de dados.
Para abrir um arquivo de dados contendo os itens de arquivo, siga estes passos:
1. Escolha -gt arquivo; Abrir -gt; Arquivo de Dados do Outlook.
A caixa de diálogo Abrir Arquivo de Dados do Outlook aparece.
2. Digite o nome do arquivo que você deseja abrir na caixa Nome do arquivo.
O nome que você digitar será exibido na caixa Nome do arquivo.
3. Clique em OK.
O nome do arquivo de dados que você abriu aparece no banner Pasta em letras grandes. Sua lista de pastas também aparece, mostrando dois conjuntos de pastas: Normal e Arquivo.
Bastante simples, certo? Sim, mas há uma mosca virtual na pomada virtual. Você provavelmente não sabe o nome do arquivo que deseja abrir, e ele não costuma aparecer na lista na caixa de diálogo Criar ou abrir arquivo de dados do Outlook.
Para saber o nome do arquivo aberto, escolha Arquivo -gt; Arquivo e olhar na caixa “Arquivo Arquivo”. Tenha cuidado para não mudar nada sobre as informações na caixa de arquivo do arquivo. Caso contrário, o Outlook pode começar a enviar seus itens arquivados em outro lugar. As informações na caixa de arquivo do Arquivo é geralmente gobbledygook complexo com dois pontos e barras e todos os tipos de coisas que as pessoas normais não podem lembrar.
Uma maneira de capturar um nome longo em uma caixa de diálogo é para copiar as informações. Aqui está o que parece em fast-forward: Clique no nome uma vez, pressione a tecla Tab, pressione Shift + Tab, pressione Ctrl + C e, em seguida, clique em Cancelar. Depois de copiar o nome do arquivo, você pode seguir os passos indicados no início deste artigo - colando o nome desejado na caixa Nome do arquivo pressionando Ctrl + V, e regozijando-se de que você não tem que se lembrar por muito tempo, nome do arquivo louco .
Fechando o arquivo Archive
Você pode manter o seu arquivo Arquivo aberto na lista de pastas do Outlook, contanto que você quer, mas a maioria das pessoas preferem fechá-lo depois de encontrar o que precisam. Outlook corre um pouco mais rápido quando você fechar quaisquer arquivos de dados desnecessários.
Para fechar um arquivo de dados, siga estes passos:
1. Com a lista de pastas aberta, certo; clique no nome da sua pasta Arquivo.
Um menu de atalho aparece.
2. Escolha Fechar Pasta no menu de atalho.
Video: Gerenciamento perfeito de e-mails: Arquivar e-mails no DocuWare
Sua pasta de arquivo desaparece da lista de pastas.
A forma como as pastas são nomeadas no Outlook é estranho. Você pode encontrar “Pastas particulares” que aparecem várias vezes em sua lista de pastas. Para tornar o Outlook executado tão rapidamente quanto possível, perto como muitos deles, como você pode. O seu principal conjunto de pastas - o conjunto que você usa todos os dias - não fechar, assim você não precisa se preocupar em fechar as pastas que você usa todos os dias.