10 Regras de ouro da gestão do projecto

Quando você começa a usar o Project 2016, as palavras comuns (ou aforismos, axiomas e preceitos) aqui pode ajudá-lo a recordar os princípios básicos de gestão de projectos. Tack-los em sua parede do escritório para que você possa revê-las ao longo do dia de trabalho.

Rolo com ele

Rolando planejamento onda é uma excelente maneira de simplificar o gerenciamento de um projeto. Plano não mais no futuro do que você pode razoavelmente ver - e não planejar com mais detalhes do que faz sentido. Quando um projeto é primeiro fretado, você só tem datas marcantes. Como você começa a entender mais sobre o projeto, você pode definir o ciclo de vida do projeto e os resultados-chave a ser criado em cada uma das suas fases.

Video: 10 Regras de ouro para convidar pessoas com Daniel Uchôa

Crie o projeto em fases. Comece com as fases iniciais e preencha tarefas detalhadas, seqüências, recursos e durações. Deixar as fases posteriores em um alto nível de detalhe-Dessa forma, você terá menos trabalho para refazer em tarefas posteriores que simplesmente não podem ser antecipadas no início do projeto. Você também terá menos necessidade de manipular a linha de base dessas tarefas posteriores: Se as tarefas são demasiado longe no futuro, os seus requisitos de tempo não vai corresponder-se com os recursos que inicialmente previstas para eles.

Quando é no início do jogo, evitar se aprofundar em detalhes sobre as tarefas que estão longe no futuro. Projeto pode ajudá-lo com o planejamento onda de rolamento quando você usar esses recursos do programa:

• vista Diagrama de Rede: Ajuda a visualizar as fases do projeto graficamente
• Linha do tempo: Mostra marcos, resultados e fases em alto nível
• expansão de tarefas e colapso: Permite ocultar ou fases do projeto de exibição

Coloque seus patos em uma fileira

Antes de começar a criar o projeto, fazer a sua casa. Se você não tem todas as informações que você precisa quando você se senta no computador para trabalhar com o Project, você vai continuamente parar, midplan, e correr para encontrar a informação - não é uma maneira eficiente de trabalhar.

Antes de sentar-se para construir um cronograma do projeto, pense no seguinte informações sobre o projeto:

• verificação da realidade de expectativas básicas: Com base na sua experiência na gestão de projetos semelhantes ao longo do tempo, determinar se a resultados, orçamento e cronograma preliminar estão dentro da razão. Decida se para discutir as mudanças no escopo e orçamento para evitar um projeto que é realista desde o início.
• Recursos de Informação: Se o recurso é humano, gravar o nome completo do recurso, informação, habilidades, custo, cronograma conflitos temporais, nome do gerente, e informações de contato do gerente de contato. Para equipamentos ou instalações, encontrar a sua disponibilidade e custo.
• estrutura da equipe: Determinar se o progresso registros de um membro da equipe de todos os outros ou todos os recursos do seu próprio acompanhamento. Decidir quem atualiza o cronograma após as alterações são feitas, que recebe cópias de que relata, e quem tem acesso ao cronograma mestre online.
• expectativas da administração: Pergunte se a administração espera para ver relatórios básicos regulares ou outro tipo de relatório em vez. Pergunte como, e de quem, para obter a aprovação do orçamento em várias fases do planejamento do projeto, e perguntar se quaisquer interesses em toda a empresa vai exigir relatórios ou aprovação de várias fontes.
• Políticas da empresa: Estes documentos podem soletrar as horas de trabalho e as políticas de horas extras, calendários de férias, encargos de custos indiretos ou marcações de projeto e a partilha (ou não) de informações com clientes e fornecedores.

Depois de contemplar as questões nesta lista, você está pronto para sentar-se e começar a inserir informações em um projeto Project. (Você ouve um eco aqui?)

Espere o inesperado

Você sabe que ele está lá fora - Murphy e sua lei danado estipulando que qualquer coisa que pode dar errado vai dar errado. A maioria dos projetos, especialmente os mais longas e mais projetos complexos, não são concluídas no tempo ou no orçamento. Seu trabalho como gerente de projeto é planejar tão precisa quanto possível e depois fazer ajustes prudentes quando alguém joga uma chave para as obras - e do Projeto dá-lhe lotes de ferramentas para fazê-lo. Mas além de todos os recursos automatizados de projeto, você pode antecipar a mudança, simplesmente planejamento para isso.

O caminho crítico determina a duração do projecto. Cada gerente de projeto sábia edifica contingência tempo de reserva e fundos para seus projetos. Quando um projeto termina uma semana de atraso e US $ 5.000 acima do orçamento, apenas o gerente de projeto sabe que foi quatro semanas mais tarde e US $ 25.000 mais caro do que inicialmente previsto, sem reserva de contingência.

Adicionar reserva de contingência antes de grandes entregas ou o fim de uma fase para dar conta de eventos inesperados. Você pode até mesmo adicionar uma tarefa de Contingência e de recursos de TI com Murphy.

Video: As 10 Regras de Ouro que todas as campanhas vitoriosas seguem

Use o tipo de recurso de custo (em vez de um recurso de trabalho ou material) para adicionar uma quantidade de reserva de contingência para uma tarefa ou fase.

Não deixe para amanhã. .

Embora o software de gerenciamento de projeto pode simplificar muitos aspectos da sua vida de trabalho, a maioria das pessoas que usam Project pela primeira vez tornar-se oprimido pela quantidade de tempo que passam introdução e actualização de dados. Estas tarefas podem certamente ser complicado, mas a recompensa de dominar a atualização automatizada e geração de relatórios no Project mais do que compensa qualquer trabalho que suportar na frente.

Video: Treinamento - 5 Regras de ouro

Sempre que possível, as tarefas de importação a partir do Outlook ou do Excel no projeto para ajudar a entrada de dados de velocidade na fase de planejamento.

Acompanhar como muitas vezes como você pode - pelo menos uma vez por semana. Se você não tendem a tarefa de acompanhar o progresso em um projeto, você pode acabar por trás da proverbial bola oito. Esta estratégia não só poupa de ter de introduzir uma montanha de rastreamento de dados, mas também permite que você - e sua equipe - ver o status do projeto a qualquer momento. Dessa forma, você pode prontamente identificar desastre se aproximando e fazer ajustes preventivos.

Delegado, delegado, delegado

Evitar o desejo de tentar fazer tudo em um projeto de si mesmo. Apesar de criar e manter o arquivo de projeto em seu próprio pode parecer dar-lhe mais controle sobre o resultado, voando solo em um projeto maior é quase impossível (e, possivelmente, um emprego a tempo inteiro). Claro, você não pode permitir que dezenas de pessoas para fazer alterações ao plano, porque você correria o risco de perder o controle de quem fez o quê e quando. No entanto, seguindo estas algumas práticas simples pode converter alguns dedos na torta projeto desde prejudicial para útil:

• Designar uma pessoa para lidar com todos os dados. A missão de essa pessoa é entrar todos os dados de rastreamento para o arquivo mestre.
• Quebrar o projeto em alguns subprojetos, e atribuir as pessoas a quem você confia para atuar como gestores desses subprojetos. Deixe-os lidar com o seu próprio monitoramento e ajustes e, em seguida, montar esses projetos em um projeto mestre para que você possa monitorar o status geral.
• Definir procedimentos uniformes para a equipe na frente. Não deixe que uma equipe de tempo relatório membro em uma folha de memorando entre escritórios, outro enviar-lhe o seu progresso por e-mail, e outros registrar suas horas de trabalho na folha de tempo à toa. Elaborar uma estratégia que utiliza recursos do projeto para se comunicar de forma consistente.

Você pode acompanhar o progresso em um nível alto, como 25 por cento, 50 por cento, 75 por cento e 100 por cento concluída.

documentá-lo

A maioria das pessoas já ouviu o aviso de gerenciamento de projetos “Cubra seus pressupostos”, e Projeto ajuda você a fazê-lo facilmente. Use esses recursos para documentar os detalhes do projeto:

• área de Notas: Use-o para ambas as tarefas e recursos para fazer um registro de informações de fundo, alterações ou edições especiais.
• Relatórios: Personalizá-los para incorporar todas as informações pertinentes e ajudar a documentar as tendências e mudanças.
• Relatórios Visuais: Utilize este novo recurso para pintar o retrato do status do projeto para as partes interessadas visualmente orientados.

Salvar várias versões do projeto, especialmente se você mudar a linha de base em versões posteriores. Dessa forma, você tem um registro de todas as etapas do planejamento do projeto para se referir a quando surgem questões abaixo da estrada.

Manter a equipe no circuito

Siga estes métodos de manter canais de comunicação abertos:

• Use os recursos de projeto que se integram com o Outlook ou outros programas de e-mail. Usá-los para enviar arquivos de projeto ou outros tipos de comunicações.
• Atualizar o plano de gerenciamento das comunicações. Documento que necessita de qual informação, quando e com que freqüência.
• Rever o progresso com membros da equipe de reunir-se regularmente em pessoa, por telefone, ou através de reuniões software. Assegurar que todos os membros da equipe têm a versão mais recente do cronograma do projeto para se referir a durante estas reuniões.
• Exibir o código de estrutura de divisão de trabalho (WBS) em relatórios. Então você pode facilmente se referir a tarefas específicas em grandes projectos, sem confusão.

medir o sucesso

Quando você começar o projeto, você deve ter uma idéia do que constitui o sucesso, e você deve saber como medir esse sucesso. Você já ouviu isso: “Você pode ter a entrega no prazo, no orçamento, ou bem feito. Escolha dois.”O sucesso pode envolver alcançar muitos objetivos, como

• Satisfação do cliente
• satisfação de Gestão
• Reunião restrições orçamentárias
• Estar na hora

Para determinar como você vai medir o sucesso, faça estas perguntas:

• Será que o sucesso no orçamento significa que não excedam as estimativas iniciais em mais de 10 por cento?
• O projeto será considerado no momento, se você trabalha nele o número estimado de semanas menos um período de dois meses, quando você estava na espera por uma greve sindical, ou é o tempo total de trabalho menos importante do que cumprir um prazo específico?
• Como você vai medir a satisfação do cliente?
• Será que o lançamento de um produto de sucesso incluem valores elevados de vendas após o lançamento, ou foi o projeto bem sucedido apenas porque você moveu-lo para fora da porta?

Coloque marcos no projeto que refletem a realização de cada tipo de sucesso. Quando você chegar a um, você pode pat sua equipe nas costas. Sabendo que o sucesso parece ajuda a motivar sua equipe para chegar lá.

Manter uma estratégia flexível

Coisas acontecem. Nunca houve um projeto que não requerem acomodações para surpresas ao longo do caminho. A marca de um bom gestor de projecto é que ela está alerta a essas mudanças e faz ajustes para lidar com eles rapidamente.

Fazendo ajustes para acomodar uma má notícia não é fácil- na verdade, ele pode ser verdadeiramente difícil de dar más notícias. No entanto, evitar um problema no projeto e esperando que ele irá simplesmente desaparecer tem o mau hábito de bola de neve em um problema ainda pior. As seguintes ferramentas podem ajudá-lo a ficar atentos às mudanças e fazer os ajustes:

• A opção contorno trabalho pode ajudá-lo a mudar o contorno do trabalho para front-load, back-carga, ou de outra forma alterar a propagação do trabalho ao longo da duração da tarefa.
• Use o Inspetor de Tarefas para ver o que está conduzindo uma tarefa. Você pode olhar para as opções, tais como a adição de recursos, rever relações de dependência de tarefas, e usando reserva.
• Ligue formatação caminho crítico para ver o caminho crítico do projeto e acompanhar o quanto folga permanece. Ajustar tarefas para usar eficientemente a sua folga pode mantê-lo na programação em uma crise.

Aprenda com seus erros

Um grande presente que oferece projetos é a capacidade de olhar para trás depois de completar um projeto de modo que você pode aprender com seus erros. Você pode rever o cronograma original, e cada versão depois dele, para ver o quão bem você estimada tempo e dinheiro, e em seguida, descobrir como fazê-lo melhor.

Usando registros do projeto, você pode identificar as tendências para descobrir, por exemplo, onde você parece sempre faltar no momento, ou porque você sempre permitem muito pouco tempo para pesquisa de mercado e muito muito tempo para perguntas e respostas. Talvez você sempre se esqueça de orçamento para ajuda temporária durante os períodos de pico, ou você overstaff logo no início, quando você precisa de apenas algumas pessoas.

Use a riqueza de informações em cronogramas de projetos para educar-se em seus próprios pontos fortes e fracos como um planejador de projeto e gerente e melhorar suas habilidades com cada projeto que você assumir.