Dez armadilhas de gerenciamento de projeto e como evitá-los

Gerenciar um projeto é difícil. Âmbito, recursos, expectativas, cronogramas e orçamentos estão sempre mudando. Embora Microsoft Project pode ajudá-lo com a mecânica de organização, planejamento e acompanhamento de um projecto, não pode ajudá-lo a evitar todas as armadilhas em gerenciamento de projetos. Aqui está uma olhada em dez das armadilhas e dicas mais comuns sobre como evitá-los.

Comece pequeno demais

Para começar com o pé direito em um novo projeto, começar refletindo sobre o retrato grande e trabalhar o seu caminho até os detalhes de forma sistemática. Você tem que entender o propósito, os objetivos ea importância estratégica do projecto antes de mergulhar nas tarefas detalhadas que são necessárias, a fim de completar o projeto.

Comece por fazer estas perguntas: Caso o projecto seja organizado pela entrega? Por fase? Pela geografia? Por tipo de tecnologia? Pense nas implicações de organizar seu projeto em cada uma destas formas. Um a determinar como você deseja organizar o projeto que você pode começar a sua estrutura de divisão de trabalho (WBS). Se você decidir organizá-los por fases, cada fase de seu projeto se reflete no nível superior do WBS- se você decidir que as entregas são a melhor maneira de organizar o projeto, esses são o nível superior. Uma vez que seu nível superior é estabelecida, você pode começar a decompor o nível superior em pacotes de trabalho mais detalhados e de pacotes de trabalho em tarefas.

Não conseguem cobrir suas suposições

Você não pode planejar um projeto sem alguns pressupostos. Fazendo suposições não é um problema, mas acreditar que outras pessoas saibam - ou até mesmo ação - suas suposições é um problema.

Sempre que você iniciar um novo projeto, criar um log suposição - ou em uma planilha do Excel ou como uma tabela do Word. Documentar a suposição, especifique o prazo para validá-lo e adicionar um campo para comentários. É muito simples, mas ele garante que todos estão operando sob o mesmo conjunto de pressupostos.

Cole o pressuposto para a seção Notas das tarefas afetados pela suposição.

Trate seu projeto como o único VIP (projeto muito importante)

Seu projeto é importante para você- na verdade, pode ser o aspecto mais importante do seu trabalho. Pode não ser tão importante para todos os outros, no entanto. Se você trabalha em uma organização que tem muitos projetos em andamento, o seu é provavelmente não a prioridade número 1. Sempre que os recursos são retirados do seu projeto para ajudar no outro, simplesmente voltar para a programação e rever o seu plano para completar o trabalho. Pode ser necessário rever a linha de base ou até mesmo criar um novo.

Acreditam que a disponibilidade é um conjunto de habilidades

Quando você está trabalhando bem dentro do projeto e tentar equilibrar a disponibilidade de recursos com o trabalho que deve ser concluída, a estratégia mais fácil é olhar para o primeiro não alocado, ou underallocated, recursos e atribuir essa pessoa para uma tarefa. O problema é que o recurso não alocado pode não ter as habilidades para fazer o trabalho. A posição de um empregado no departamento de TI, por exemplo, não garante, ou mesmo implicar, que poderá construir um banco de dados ou arquiteto de um sistema. Identificar as habilidades necessárias para completar o trabalho, e identificar os conjuntos de habilidades de recursos disponíveis. Você pode até mesmo necessidade de identificar habilidade níveis, tais como nível de entrada, nível médio, e especialista.

Inscrever-se para o mito de recursos ilimitados

Se você não está calculando o esforço, e duração de, cada tarefa, você corre o risco de atribuir muito trabalho para um único recurso. Na maioria dos casos, os recursos não são dedicados a projetos em tempo integral. Muitos recursos trabalhar em um matriz organização- eles trabalham em vários projetos, ou eles fazem o trabalho do projeto.

Se você não determinar quanto tempo os recursos devem gastar no projeto e nivelar o trabalho nesse sentido, você enfrenta uma surpresa desagradável quando o projeto atrasa porque os seus recursos não são 100 por cento dedicado ou porque você superalocado eles.

Confiar em estimativas irreais

Como gerente de projeto, você confiar em membros da equipe para fornecer estimativas de custo e duração exatas de seu trabalho. Afinal, você não pode ser um especialista no assunto em todos os campos. No entanto, porque você ainda está responsabilizados pelo cronograma e orçamento você desenvolver, você deve entender como as estimativas foram desenvolvidos e, em seguida, verificar o método de estimativa apropriado.

Video: 5 Coisas que Você Precisa Saber sobre o Plano de Gerenciamento de Projeto

Na seção Notas, documentar com base em estimativas e as premissas utilizadas para desenvolver uma estimativa para ajudar a manter o controle das variáveis ​​associadas com a estimativa.

Se esqueça de preparar para a Lei de Murphy

Um gerente de projeto tem uma atitude pode-fazer. Estar no negócio de resolver problemas e obtenção de resultados, no entanto, não significa que você pode dar ao luxo de ser cegamente otimistas sobre projetos. Entregar a tempo e dentro do orçamento depende em parte estabelecendo reserva de contingência tanto para o cronograma eo orçamento. Você pode estabelecer reserva para tarefas individuais que são inerentemente arriscado e definir uma reserva geral do projeto. Para projetos mais simples, uma reserva de 10 por cento é suficiente. Para a tecnologia de ponta, você pode precisar de uma reserva de 50 por cento ou mais.

Sucumbir à reunião loucura

O No. 1 impedimento para completar tarefas é sem dúvida a reunião. Você deve se lembrar dias de trabalho onde você empurrou de uma reunião para a próxima, apenas para chegar ao final do dia e perceber que você não conseguiu completar algum do seu próprio trabalho. Você provavelmente não precisa participar de todos eles - ou que, se pelo menos tivesse sido executado de forma mais eficaz, eles poderiam ter concluído na metade do tempo.

Pare a loucura reunião! Agendar reuniões - até mesmo reuniões de status semanais - somente quando necessário. Experimente a realização de reuniões de equipe a cada duas semanas ou a realização de um-em-um reuniões com membros individuais da equipe.

Se um tópico específico na agenda exige a entrada de uma das partes interessadas, convidar essa pessoa para atender apenas a parte da reunião e, em seguida, ser dispensado para voltar ao trabalho.

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Esquecer que é apenas um modelo

Depois que você sabe como criar uma programação eficaz o uso do Project, não confunda o cronograma para a realidade. A programação é simplesmente um modelo da realidade, dada a informação disponível no momento. Informações, suposições, estimativas e recursos toda a mudança, os riscos e as questões estão sempre presentes, e, claro, o escopo das mudanças do projeto. Portanto, assim que você linha de base do projeto, é provavelmente desatualizado.

Faça o seu melhor, é claro, para atualizar o modelo com as últimas informações, mas lembre-se que simplesmente agendar um evento não garante que isso irá ocorrer.

Baseando-se em milagres

Se você não consegue descobrir como cumprir o prazo dado os recursos e as informações que você entrar no projeto, é improvável que você cumprir esse prazo. Na verdade, o projeto pode ajudar a comunicar os problemas inerentes a uma data de entrega agressivo. Você pode mostrar as partes interessadas a programação e pedir-lhes para ajudá-lo a determinar a forma de acelerar a conclusão das tarefas. Em alguns casos, as partes interessadas podem fornecer informações relevantes que ajuda você a terminar sooner- em outros casos, no entanto, eles querem que o projeto feito por uma data específica, mas não há nenhuma maneira razoável para cumprir a data de vencimento.

Quando você enfrenta um prazo irrealista, atendê-la da melhor maneira possível. Se o prazo é simplesmente impossível, no entanto, reconhecê-lo. Você pode usar o Project para procurar abordagens alternativas para alcançar os resultados do projeto - embora você não pode usá-lo para comprimir o tempo.