Regras de robert para aprovar as atas

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De acordo com regras de Robert, ata antes do tempo não são as atas oficiais até que os membros aprová-los. Hoje, a tecnologia tem feito a sua marca em atas de reunião. O secretário pode agora elaborar os minutos e facilmente enviar cópias aos membros para que leiam antes da meeting- seguida, os membros podem vir à reunião preparado com as correções.

Você ainda pode ler os minutos em voz alta para os membros na reunião, se você quiser, mas se o tempo é precioso, distribuir o projecto de minutos de antecedência.

Porque as mudanças podem ser feitas nos minutos antes de serem aprovados, é uma boa prática para o secretário notar algum lugar sobre a distribuição copiar que é um “projecto para aprovação” na próxima reunião regular.

Os membros que fazem notas de eventuais correcções a atas de reunião são capazes de manter registros precisos, se eles manter suas cópias dos projectos de minutos em arquivo ou se uma versão final não é distribuído automaticamente para eles em uma data posterior.

Manusear o movimento para aprovação

A maneira mais eficiente de aprovar minutos é para a cadeira para assumir o movimento e obter o consentimento unânime de que a ata ser aprovado como distribuída (ou como corrigidas).

O presidente diz: “Os minutos foram [leitura / distribuída] a você. Existem quaisquer correções?”Se as correções são oferecidos, a cadeira trata cada, oferecendo a correção para os membros, só para ter certeza que todos concordam que a correção é preciso. O secretário, então, entra as correções na cópia mestre.

Quando há (mais) correções são oferecidos, o presidente diz: “Se não há (mais) correções. . . (pausa) . . . os minutos são aprovadas como leitura / distribuídas / corrigido “.

Nunca é para que um membro de simplesmente opor-se à aprovação de minutos. Se um membro tiver alguma objeção ao conteúdo do auto, ele deve oferecer uma correção. Se desacordo sobre a correção, a correção pode ser alterado usando as regras de alteração.

Aprovar minutos de comitê

Se o conjunto não está a cumprir novamente por um longo tempo (se a todos), como nas reuniões anuais de participação ou convenções de delegados, o processo de aprovação dos minutos é delegada a uma comissão especial ou um conselho executivo. Essa prática produz um registro aprovado e legal da reunião logo após o fechamento do encontro, mas antes lembranças do que ocorreu no desvanecimento reunião.

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Se o seu caso é um grupo que habitualmente lida com minutos de uma moção para “dispensar a leitura da acta,” você precisa para fazer uma mudança. Sua intenção é, provavelmente, para aprová-los com esse movimento, mas na verdade você não aprovar nada. Você só concorda em não lê-los.

Se você quiser usar o termo dispensar em sua reunião, faça-se em “dispensar a leitura da ata e aprová-los como distribuída / impresso.”