Ser secretária de acordo com regras de robert

Video: O que faz um Secretário Executivo?

Regras de Robert tornar óbvio que o secretário é um dos dois oficiais de sua organização absolutamente não pode prescindir. Ela precisa de um presidente e um funcionário de gravação para realizar uma reunião e ter um registro adequado do mesmo, e o secretário é o funcionário de gravação para a montagem.

Video: Curso: Secretariado Executivo Bilingue

Nenhum outro escritório é mais importante para o bom funcionamento do seu grupo. O trabalho do secretário é absolutamente essencial, e é preciso uma pessoa especial para fazê-lo corretamente e fazê-lo bem - não porque o trabalho é difícil, mas porque é tão importante. Confiabilidade, organização, ea capacidade de se abster de editorializing são os principais atributos de um secretário de sucesso.

Sob regras de Robert, descrição do trabalho de um secretário inclui as seguintes funções:

• Tome minutos em todas as reuniões e submetê-los à aprovação da associação na reunião seguinte. Minutos são o registro dos procedimentos em suas reuniões e tornar-se oficial quando aprovado. Se a reunião for mais do que uma vez trimestral intervalo de distância, ou o termo de alguns ou de todos os membros estão expirando, você deve nomear uma comissão para aprovar a acta. (Isso é para garantir que você tenha aprovado minutos mais cedo possível. Qualquer problema pode ser corrigido mais tarde, quando ocorre a sua próxima reunião regular.)
• Servir como guardião de registros de sua organização (exceto registros especificamente atribuídas a outros oficiais), incluindo relatórios minutos-de oficiais, quadros e correspondência committees- e oficial. O secretário também certifica cópias desses documentos, quando necessário.
• Certifique-se os estatutos oficiais, regras especiais de ordem, regras de pé, e corrente minutos livro estão disponíveis para referência em todas as reuniões.
• Fazer registros da organização disponível para os membros, de acordo com suas regras.
• Manter o rolo oficial de adesão. Às vezes, esse dever é especificamente designado para o tesoureiro ou um membro da equipe, porque o rolo é frequentemente atualizado com freqüência com base em pagamentos taxas ou lapsos.
• Certifique-se de que os oficiais, os membros da comissão, e delegados são notificados quando eleitos ou nomeados, e são dadas as credenciais e quaisquer documentos necessários.
• Emitir o aviso (ou ligue) de reuniões, e servir como secretária correspondência, a menos que uma posição separada é estabelecida para essa função.
• Preparar a ordem do dia para o presidente, mostrando tudo conhecido por ser-se para consideração na reunião.
• Presidir a eleição de um presidente temporária para uma reunião se o presidente e vice-presidente estão ausentes.

Se você é o secretário, não se desgaste tentando escrever (para os minutos) tudo todo mundo diz em reuniões. Na verdade, é realmente impróprio para fazer isso. Tudo se resume a isto: Minutos são o registro do que é feito na reunião, não o que é dito.

O dever do secretário inclui o dever de disponibilizar aos membros, em horários razoáveis, os registros da organização. Mas o direito dos membros de inspecionar os registros não inclui o direito de abusar ou perturbar o secretário. Se você é o secretário ou o membro querendo ver os registros, um sincero respeito do outro tempo e esforço benefícios todos os interessados.