Regras de robert: usando uma agenda para produzir melhores reuniões

É 7:00 na terça-feira à noite. Você está participando da reunião mensal regular de sua associação de bairro. Seu presidente, Prissy Gardner (que foi eleito porque ninguém mais queria o cargo), está pronto para começar a reunião. Prissy é realmente um defensor quando se trata de manter as petúnias regadas em frente a entrada para o seu bairro, mas ela acha que o conselho é apenas uma grande comissão de embelezamento. Então, ela começa a reunião fora indo ao longo de minutos do mês passado - bem, apenas a parte sobre o novo canteiro de flores que ela quer. Quando ela fica completamente com isso, ela começa a falar sobre a possibilidade de gastar algum dinheiro em um sistema de aspersão.

Apesar das grandes ferramentas e técnicas organizacionais disponíveis nas Regras de Robert, para algumas reuniões razão acontecem todo o tempo em que presidentes como Prissy voar pelo assento de suas calças - indo ao longo de minutos do mês passado, requentar velhas decisões, intercalando discussões reais com comentário, e suprimindo qualquer um que tenta mover as coisas.

Se você não está com sorte suficiente para ser um membro de uma tal organização, então você já sabe a importância de saber como fazer uma reunião correr com uma quantidade razoável de expedição. Se não, então o futuro é agora para qualquer um que pode ser eficiente e eficaz quando se trata de gerir reuniões.

Compreender a agenda

Você sabe que a única maneira de tirar o máximo proveito do seu tempo é gastá-lo com sabedoria, e você quer fazer a cada segundo você tem contagem. Quando se trata de reuniões, a maneira de ser eficiente e eficaz ao mesmo tempo é preparar e fazer bom uso de um agenda.

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A agenda é essencialmente um programa ou listagem dos eventos e itens de negócios que virão antes da reunião. Pode ser um programa detalhado cobrindo várias reuniões em uma sessão, ou pode ser uma pequena lista dos itens de negócio a ser tratado em uma reunião do conselho de rotina. A agenda pode (mas não precisa) indicam a hora para cada evento, ou pode apenas mostrar o tempo total atribuído a cada item.

A agenda pode ser adotado (Isto é, ser tornadas obrigatórias para a reunião), ou pode ser simplesmente um guia para manter a reunião no caminho certo. Adotando a sua agenda às vezes é uma boa idéia porque fica todo mundo de acordo com o plano de reunião no início da reunião.

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agenda básica Regras de Robert

Robert nos dá uma ordem do dia, mas não exige qualquer agenda particular. No entanto, ele nos dá um protocolo agenda que tem sido tão amplamente utilizado que é quase universalmente aceito como um plano de reunião fundamental. Nem tudo na agenda mostrado aqui é necessário em cada situação, e sua agenda pode até precisar de ser mais extensa e detalhada. Mas em seu próprio direito, esta agenda básica é um grande arranjo de eventos, de acordo com a ordem padrão de negócios discutido ao longo deste chapter- você pode encontrá-lo no centro de praticamente toda a boa reunião de negócios que você sempre atender.

Chamar à ordem

Quando chegar o momento, iniciar a reunião sobre o tempo. Uma única batida do martelo na hora marcada e com a declaração, “A reunião virá à ordem” é suficiente. Você não pode terminar a tempo, se você não começar na hora, e todo mundo sabe quando a reunião começar. Um bom presidente é conhecido por iniciar reuniões sobre o tempo e sempre serão respeitados por isso.

cerimônias de abertura

Seu grupo pode reuniões habitualmente abertos com uma invocação e uma recitação do Juramento de Fidelidade. Talvez você canta um hino ou o hino nacional. O protocolo é “Deus antes de país” (ou seja, você invocar a divindade antes de saudar a bandeira), de modo plano para tornar a sua invocação antes de dizer o Juramento. Esta parte da agenda é também o lugar para incluir quaisquer rituais fraternos abertura especial, uma saudação dada por um dos seus funcionários, ou qualquer outra coisa que pode razoavelmente se enquadram na categoria de cerimônia. Você não tem que usá-lo, é claro, e em muitos tipos de reuniões, você vai pular este item.

Chamada

Se o seu grupo é uma entidade pública, ou se você tiver uma regra que certos oficiais devem estar presentes antes da reunião pode prosseguir, este é o momento para chamar o rolo. Mas se você não tem uma regra que exige isso, você não deve perder seu tempo com este item.

calendário de consentimento

Este item não é frequentemente utilizado, exceto em organizações especializadas, como órgãos legislativos públicos ou casa de delegados de um grande sociedade profissional. Um calendário consentimento rapidamente processa uma grande quantidade de itens não-controversas que podem ser eliminados rapidamente, colocando-os em uma lista (o calendário consentimento) de itens a serem adotadas tudo de uma vez. A lista também pode conter itens de preferência especiais a serem considerados em ordem no momento apropriado. Este calendário consentimento é geralmente colocado em uma ordem de negócio por uma regra especial de ordem, e sua colocação é geralmente de relativamente alto escalão.

fim padrão de negócios

Tudo na agenda fora da ordem padrão de negócios é realmente apenas acessória da reunião. Todo o negócio realmente começa com a aprovação da acta, e termina quando terminar com qualquer novo negócio.

Boa da ordem

Este é um tempo reservado para os membros para oferecer comentários ou observações (sem movimentos formais) sobre a sociedade e seu trabalho. A bem da ordem também é o momento para oferecer uma resolução para trazer uma carga disciplinar contra um membro por delitos cometidos fora de uma reunião.

anúncios

Esta parte da agenda básica deixa de lado tempo para oficiais (e membros, quando for o caso) para fazer anúncios. No entanto, o fato de que este é um item da agenda não impede a cadeira de fazer uma notificação de emergência a qualquer momento.

Programa

Se você está oferecendo alguma outra apresentação geral do interesse de seus membros, quer se trate de um filme, um orador convidado, um professor, ou qualquer outro programa, deve ser apresentado antes da reunião está encerrada. Se você preferir conduzir o programa em algum outro lugar na agenda, pode ser programada para ocorrer antes que os minutos são lidos ou, suspendendo as regras, inserido dentro da ordem padrão de negócios.

Os oradores convidados são muitas vezes em horários apertados, por isso é bastante adequada para a cadeira para pedir consentimento unânime para colocar o programa em qualquer lugar conveniente na agenda, mesmo que o único lugar conveniente é dentro da ordem do dia.

Adiar

Esta parte da agenda marca o final do encontro - hora de ir para casa. Mas não sair até a cadeira declara encerrada a reunião, ou você pode apenas perder algo importante.