8 estratégias para gerenciar reuniões com sucesso

Reuniões que produzem resultados não acontecem apenas por acidente. Felizmente, seu blues de reuniões disfuncionais têm uma cura. A cura está prontamente disponível, barato e fácil de engolir:

Esteja preparado. Você só precisa de um pouco de tempo para se preparar para uma reunião, e a recompensa é maior eficácia reunião. Em vez de perder tempo tentando descobrir por que você está encontrando, sua preparação obtém resultados tão logo o início da reunião.
Tenha uma agenda. Uma agenda é o seu roteiro, o seu plano de reunião. Com ele, você e os outros participantes reconhecem os objetivos da reunião e saber o que você está indo para discutir. E se você distribuir a agenda e outros documentos aos participantes antes da reunião, você multiplicar a sua eficácia, porque os participantes podem se preparar para o encontro com antecedência.
Comece na hora e terminar no tempo (ou antes). Respeite seus participantes, iniciando e terminando suas reuniões sobre o tempo. Você não quer que eles para gastar toda a reunião olhando para seus relógios e se preocupar com o quão tarde você está indo para mantê-los.
Têm menos - mas melhor - reuniões. Convocar uma reunião apenas quando uma reunião é absolutamente necessário. Quando você faz chamar uma reunião, fazer a reunião uma boa. Você realmente tem que se reunir para discutir uma mudança em sua política de reembolso de viagem? Não seria uma mensagem de e-mail para todos os viajantes empresa fazer tão bem? Sempre que você está tentado a chamar uma reunião, verifique se você tem uma boa razão para fazê-lo.
Pense inclusão e não de exclusão. Seja seletivo sobre quem você convidar para as suas reuniões - seleccionar apenas como muitos participantes conforme necessário para começar o trabalho feito. Mas não excluir as pessoas que podem ter a melhor visão sobre seus problemas simplesmente por causa de suas fileiras na organização ou seus estilos de vida, aparência ou crenças.
Manter o foco. Impiedosamente manter suas reuniões sobre o tema em todos os momentos. Apesar de fazer tudo, mas falando sobre o tópico em questão pode ser muito divertido, você convocou a reunião por uma razão específica. Atenha-se ao assunto. Se você terminar a reunião mais cedo, em seguida, por todos os meios acabar com ela.
Capturar itens de ação. Alguma vez você já saiu de uma reunião perguntando por que a reunião teve lugar? Foi uma reunião sem propósito, sem direção, e há trabalhos ou ações de acompanhamento? Certifique-se de que o seu reuniões têm um propósito e que você atribuir itens de ação para as pessoas apropriadas.
Obter feedback. O feedback pode ser uma ótima maneira de medir a eficácia de suas reuniões. Não só você pode descobrir o que você fez certo, mas você pode descobrir o que você fez de errado e obter idéias sobre como fazer suas futuras reuniões mais eficazes. Após a reunião, peça aos participantes para lhe dar seu feedback honesto e aberto - verbalmente ou por escrito - e, em seguida, usá-lo. Você nunca pode ver-se como os outros fazem a menos que eles lhe mostrar.