Como realizar reuniões eficazes placa sem fins lucrativos

A maioria dos trabalhos placa sem fins lucrativos é feito em reuniões, quer com a pensão completa ou em comitês. O presidente do conselho é responsável por garantir que as reuniões são bem organizados e começam e terminam em uma hora programada. danos nada embarcar eficácia mais do que encontros mal organizados que não permanecer no tópico e que continuam até tarde da noite. membros do conselho sem fins lucrativos são volunteers- eles não estão sendo pagos por hora.

Se a organização tem um director executivo, o presidente pode delegar algumas responsabilidades para a criação de reuniões. Em última análise, no entanto, parte do trabalho do presidente é ver que os conselheiros têm a informação que precisam para tomar boas decisões e que fazê-lo em uma quantidade razoável de tempo.

Como chegar membros a mostrar-se

Dizendo quantas vezes um conselho de administração deve reunir-se é impossível. A única resposta real é tão frequentemente quanto ele precisa. A programação das reuniões depende das necessidades da organização e da quantidade de negócios realizados nas reuniões do conselho. Algumas placas sem fins lucrativos atender apenas uma vez por ano, o mínimo legal.

Estes tendem a ser pequenas organizações, mas estável com um ou dois empregados. A maioria das placas sem fins lucrativos atender mais freqüência do que uma vez por ano- alguns reúnem trimestralmente, alguns atender a cada dois meses, e outros agendar reuniões mensais. Claro, o presidente do conselho pode convocar uma reunião do conselho a qualquer momento se o conselho precisa tratar de negócios especial.

A vantagem de ter reuniões de conselho mais frequente é que os membros do conselho estão mais envolvidos na governança da organização. A desvantagem - especialmente se a agenda não inclui muitos negócios - é que os conselheiros podem ser mais tentado a ignorar reuniões.

Algumas placas de agendar reuniões no início do ano para o ano inteiro. Ao entrar essas datas em seus calendários de nomeação meses de antecedência, os membros do conselho são menos propensos a programar outros eventos nos mesmos dias e são mais propensos a assistir às reuniões.

Por exemplo, se você se reúnem mensalmente, você pode agendar suas reuniões para a segunda terça-feira de cada mês. Se você não tem esta organizada, sempre agendar a próxima reunião antes do final da presente reunião. Fazer isso é muito mais fácil do que tentar agendar uma reunião por telefone ou e-mail.

Algumas placas usam um listserv, Google Groups, ou outro recurso online para a comunicação entre as reuniões do conselho e compilar documentos em um local facilmente acessível.

Como conduzir reuniões eficientes

Se você está procurando algumas dicas para garantir reuniões do conselho eficazes, confira as seguintes ideias:

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  Agendar uma reunião entre o diretor executivo e presidente do conselho antes da reunião. Isso pode ser feito pessoalmente ou por telefone, mas é um passo importante na determinação da agenda e o foco para a próxima reunião. A reunião também permite que o diretor-executivo para atualizar o presidente sobre questões de pessoal, oportunidades de financiamento e quaisquer áreas onde o conselho precisa oferecer orientação e apoio adicional.

• Dez dias a duas semanas antes de uma reunião do conselho, envie um anúncio da reunião a todos os membros do conselho. Incluir as atas da última reunião e uma agenda para a próxima reunião. Também incluir quaisquer relatórios das comissões, demonstrações financeiras, ou pesquisa de fundo que o conselho vai discutir na reunião.

  Se a ata da reunião incluem uma lista de tarefas para os membros do conselho para completar antes da próxima reunião, tente enviar membros um rascunho da ata, logo após a reunião possível para que eles possam começar.

• Limitar a duração das reuniões de duas horas ou menos, se possível. Depois de duas horas, especialmente se você está segurando a reunião à noite, a atenção começa a diminuir. Se você deve ir mais de duas horas, faça uma pausa. Oferecendo refrescos é sempre uma boa idéia.

• Tente encontrar uma sala de conferências para a reunião. Segurando uma discussão em torno de uma mesa de conferência é muito mais fácil do que manter um em alguém sala de estar. A tabela oferece um lugar para definir papéis, e as pessoas não discutem sobre quem fica com a cadeira. Ele também define o palco e implica que o trabalho está a ser feito.

  Evite a realização de reuniões em restaurantes e cafés, se possível. Os níveis de ruído são muito altos para fazer boa discussão possível, e toda a atividade é uma distração constante. Você também não tem privacidade.

• Atenha-se a ordem do dia. Não permitir que as pessoas a vaguear fora do tópico. Algumas agendas definir o tempo permitido para a discussão depois de cada item. Você não tem que fazer isso, mas se as suas reuniões foram virando fora do curso, definindo prazos podem ajudar a controlá-los.

  Video: Como fazer as reuniões serem mais produtivas?

• Segue Regras de Ordem de Robert. Você não precisa ser excessivamente formal em suas reuniões (muitas reuniões do conselho são muito casual), mas ter um conhecimento básico de quando fazer um movimento e quando chamar a pergunta é útil. Ter uma cópia de regras parlamentares aceites pode vir a calhar.

  Video: Como realizar uma reunião eficaz.wmv

• Graças a sua placa. Os membros do conselho são voluntários que doam tempo e dinheiro para a sua organização. Aproveite todas as oportunidades durante as reuniões para se certificar de que eles são apreciados. Mencionar seus nomes quando apropriado em boletins e comunicados de imprensa. Pequenos presentes às vezes são úteis, mas não ser extravagante. Você não quer ser acusado de desperdiçar o dinheiro da organização.