Dicas para proprietários: como responder a pedidos de manutenção de residentes

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Mesmo com uma manutenção agressivo e programa de reparação, os proprietários sabem que as coisas quebram e se desgastam. Para manter a satisfação do residente, você precisa de um sistema que permite que os residentes para enviar solicitações de manutenção e, em seguida, responder a esses pedidos de forma eficaz e em tempo hábil.

Elaboração de formulário de solicitação de manutenção de um residente

Certificar-se de que seus moradores têm muitas oportunidades para informá-lo sobre qualquer tipo de manutenção e necessidades de reparação eles descobrem durante o seu contrato de arrendamento é um bom negócio. Sempre que possível, quando você tem contato com seus moradores, oralmente ou por escrito, verificar para ver se eles têm quaisquer pedidos de reparação.

Verifique se o seu Manutenção Formulário de Solicitação contém as seguintes informações:

• Data em que o pedido de manutenção está sendo submetido

• nome, endereço e número da unidade do residente

• Casa, trabalho, e / ou número de telefone celular (você também pode querer incluir um espaço para um endereço de email)

• A descrição do serviço solicitado

• O momento mais conveniente para o morador ter o serviço prestado

• A autorização para entrar nas instalações, se ninguém em casa (tem o sinal residente, se possível, como alguns estados exigem autorização, excepto em caso de emergência)

• Nome da pessoa em sua equipe que recebeu o pedido

• Indicação de que o trabalho foi concluído e por quem ou que o trabalho não tenha sido concluída, a razão pela qual, se a ajuda profissional é necessária e por que, e uma data de quando o serviço será concluído

• Indicar se o custo para a reparação deve ser cobrado ao residente

• A razão para a carga ea quantidade

• Quaisquer comentários adicionais

• Lugar para você ou o membro da equipe que recebeu o pedido para datar e assinar

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Se você tem um site, considere a criação de um formulário de solicitação de manutenção que os moradores podem preencher e enviar on-line para sua conveniência. E-mail também é uma excelente maneira de receber e responder a seus residentes. Certifique-se de manter cópias impressas em arquivos do inquilino como evidência para apoiá-lo no caso de haver sempre uma reivindicação que você não conseguiu manter adequadamente as instalações ou responder em tempo hábil.

Respondendo aos pedidos de manutenção

No melhor dos mundos possíveis, os proprietários iria responder imediatamente aos pedidos de manutenção, mas tal resposta rápida nem sempre é realista. Responder a questões urgentes imediatamente e para questões não urgentes dentro de 48 horas de negócios. Se você não puder executar o reparo dentro de 48 horas, ligue para o residente para que eles saibam quando ele pode esperar que o reparo a ser concluído e a razão para o atraso.

Usando pedidos de manutenção para aperfeiçoar seu sistema

Conhecimento é poder. Considere a criação de um banco de dados para registrar todas as solicitações de manutenção e, em seguida, usar o banco de dados para produzir relatórios que lançam luz sobre áreas que poderiam usar a melhoria. Para cada registro no banco de dados, você pode querer incluir as seguintes informações:

• 
  
  
  

  pedido de manutenção data de recebimento

• Data de serviço

• Nome do residente

• residente endereço

• número do apartamento residente

• Sala onde era necessária reparação

• Tipo de reparo (canalização, HVAC, detector de fumaça, e assim por diante)

• reparação efectuada

• custo de reparação

• Nome do empreiteiro ou do membro da equipe que realizou o reparo

• Luminárias de substituição, peças ou equipamentos,

• data de expiração de garantia para todas as novas peças, acessórios, ou aparelhos

Um banco de dados dá-lhe uma riqueza de informações que você pode facilmente pesquisar e usar para melhorar o seu sistema de manutenção e reparação, se defender contra quaisquer reclamações de negligência, e até mesmo economizar custos. Aqui estão alguns exemplos de algumas maneiras específicas de utilizar essa base de dados para o seu benefício:

• Identificar produtos, tais como frigoríficos ou intervalos eléctricos que são propensos a falhas

• determinar rapidamente se uma parte, acessório ou aparelho ainda está na garantia

• Verifique se o seu tempo de resposta (o período de tempo entre o recebimento de um pedido e fornecer o serviço solicitado) está melhorando ou piorando

• Determinar se os seus custos de reparação estão subindo ou caindo

• Veja quais os contratantes são mais baseadas no custo e quanto tempo comparável reparos passado (se os contratantes precisam de ser chamado de volta)