Como compartilhar documentos em um site de colaboração social

recursos de gerenciamento de arquivo variam entre as plataformas de colaboração social, mas como regra geral, esta é uma área onde os designers dessas plataformas tendem a favorecer a simplicidade mais sofisticação. Em outras palavras, o compartilhamento social de um arquivo anexado a uma mensagem de status ou blog ou enviada para um grupo deve ser o mais fácil possível.

Em uma plataforma de colaboração social, você pode compartilhar um arquivo de várias maneiras.

• Enviá-lo para o fluxo de atividade ou um grupo ou espaço de trabalho.

• Compartilhar um documento que alguém tenha carregado com seus colegas.

• Incluir um link para o documento em um post ou comentário status.

O ponto de colaboração de arquivos em um ambiente social é tirar proveito da dimensão social através da capacidade de discutir ou compartilhar arquivos no fluxo social, além de colaborar com os próprios arquivos. Quando um arquivo é enviado para uma rede social corporativa, ele também carrega consigo links para os perfis dos autores do documento. Que suporta uma virtude núcleo de colaboração social: a capacidade de encontrar o conteúdo através de pessoas e pessoas através de conteúdo.

Upload e download de documentos compartilhados

Compartilhamento de documentos, obviamente, começa com a capacidade de carregar e baixá-los, o que é algo que cada ambiente de colaboração social apoia, e muitas vezes em mais de uma maneira. Aqui estão alguns padrões comuns para a partilha de ficheiros de documentos:

• Básico: Clique em um botão rotulado algo como Carregar e use a caixa de diálogo escolher o arquivo do navegador para selecionar um ou mais arquivos.

• Arrastar e soltar: Arraste um ou mais arquivos de uma pasta em seu computador para a interface do usuário de colaboração social, e o carregamento começa assim que atingiu a região gota correto na página.

• Área de trabalho de integração do sistema de arquivos: Com a adição de um componente de software de desktop (como o IBM Connections desktop Plugin for Windows), os usuários podem direito; clique em um arquivo em qualquer pasta do Windows e obter um menu de comandos que inclui uma opção para compartilhar o arquivo em Connections.

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  Área de trabalho integração app: Microsoft Office é o alvo mais comum para os plug-ins que simplificam o processo de publicação de documentos para uma plataforma de colaboração diretamente de dentro do aplicativo. Um exemplo é a Jive para o Office. Neste caso, a integração está no nível da aplicação, em vez do sistema de arquivos.

  Video: Como Compartilhar Arquivos, Pastas Pela Rede Local ou via WIFI no Windows 7 e 8

Na sequência de um upload bem-sucedido, um link para o arquivo será exibido na rede de colaboração com o nome do arquivo ou um título fornecido pelo usuário.

aplicativos de sincronização de arquivos e plug-ins também pode automatizar o processo de manter a cópia desktop local de um arquivo em sincronia com a versão mais recente no ambiente de colaboração.

Visualização de um documento compartilhado no navegador

Uma alternativa acessível para download de um arquivo é a capacidade para visualizá-lo no navegador. jazz, IBM Connections, falar sem parar, e outros fornecem visualizadores de arquivos internos para esta finalidade. A figura a seguir mostra uma visualização do documento na Jive. Isso faz sentido para quem quer ler o arquivo mas não necessariamente editá-lo ou salvar uma cópia em seu computador. Você pode dar um feedback através dos comentários associados ao arquivo, com base no que você viu na pré-visualização.

Alguns aplicativos baseados em navegador ir além de previews para apoiar edição baseada em web de arquivos, uma capacidade visto pela primeira vez no Google Docs. IBM tem uma aplicação semelhante, IBM Documentos, que pode ser usado com IBM Connections. Ambos permitem editar arquivos do Microsoft Office em um editor baseado em navegador.

Note-se que a edição baseado na web é provavelmente mais adequado para documentos relativamente simples, como memorandos. Para documentos mais pesadamente formatados, você vai incorrer em algum risco do editor baseado na web não para preservar a formatação original. aplicativos de visualização geralmente fazem um bom trabalho de aproximar a formatação do arquivo original, e mesmo se a pré-visualização é imperfeito, pelo menos o arquivo subjacente é inalterado.

Verificação de documentos dentro e fora

Em geral, colaborando em um arquivo de documento significa baixá-lo, usando o software de desktop para editá-lo, e fazer upload de uma nova versão. sistemas de gestão de documentos tradicionalmente evitar confusão sobre quem está editando um arquivo com um Verifica-dentro/Verifica-Fora mecanismo:

Video: Google Drive (Compartilhamento de Arquivos)

• Confira: Quando um colaborador verifica um arquivo baixado, ele está bloqueado para edição, e só essa pessoa pode fazer upload de uma nova versão para o check-in como a nova cópia, oficial. Um administrador também pode remover o bloqueio, se necessário (por exemplo, se alguém bloqueia um arquivo importante direito antes de ir de férias).

  Video: Como funciona o compartilhamento de arquivos no Google Drive

• Check-in: Quando uma nova versão de um arquivo é verificado, ela se torna a cópia oficial atual, mas versões mais antigas são preservadas no caso de você precisa voltar para eles.

Compartilhamento de documentos como objetos sociais

IBM Connections suporta arquivo de check-in / outras funções básicas de gerenciamento de documentos check-out, mas muitas ferramentas de colaboração social assumem uma abordagem mais simples, contando com a coordenação entre os colaboradores através do feed. Em outras palavras, eles lidam com documentos como outros objetos sociais, como links ou imagens, que são compartilhados no fluxo de atividade ou um grupo de discussão. Alguém que revisa um documento pode simplesmente fazer upload de uma nova versão como um anexo a uma mensagem de status que descreve as mudanças, e a versão mais recente que aparece no fluxo de atividade (ou em uma pesquisa) se presume ser a versão mais atual.

Compartilhamento de arquivos através do fio de actividade deixa algum espaço para confusão, como versões de arquivos proliferar. Certifique-se de entender como a partilha é gerido na sua plataforma de colaboração social.