Como escolher um sistema de colaboração social

É fácil imaginar um pequeno empresário escolher, um produto de colaboração social baseada em nuvem sobre o conselho de um amigo, a criação de contas para si mesmo e uma dúzia de funcionários, e nunca olhar para trás - ou casualmente comutação, um ano depois, a um produto que ele gosta melhor.

As grandes empresas nunca iria selecionar um sistema de colaboração que casualmente, nem devem. Quando você oferece colaboração social para centenas ou milhares de funcionários, você está pedindo-lhes para adotar uma nova forma de trabalhar e se comunicar uns com os outros. Você quer fazer uma boa escolha e que você pode ficar com. Empresas menores também podem se beneficiar de escolher certo da primeira vez.

Aqui estão algumas diretrizes para a organização do processo de seleção.

• Definir uma data de corte para olhar para novos produtos. Se o seu processo de seleção leva mais do que algumas semanas, não se surpreenda se algum excitante nova startup software social aparece nas notícias ou outro fornecedor começa a bater em sua porta, alegando ter a solução perfeita para suas necessidades.

  E talvez isso faz sentido para parar tudo e olhar para uma nova opção. Mas, em geral, faz mais sentido manter a uma programação disciplinada. Faça o melhor avaliação das opções no mercado que você pode, mas definir uma data de corte após o qual você vai passar para a próxima fase - estreitando sua lista de opções, em vez de adicionar a ele.

• Definir deve ter requisitos. Antes de fazer uma seleção de produtos, certifique-se de não só identificar suas necessidades, mas priorizá-los. Quais recursos você pode simplesmente não viver sem?

  Por exemplo, se a sua organização faz uso pesado de SharePoint para gerenciamento de projetos, compartilhamento de documentos e outras formas de colaboração, integração com o SharePoint é obrigatória. Na verdade, a qualidade da integração SharePoint oferecida por uma plataforma social particular provavelmente será um fator decisivo.

  
  
  
  

  Se a sua organização absolutamente, positivamente não vai considerar fazer colaboração de negócios na nuvem, a capacidade de implantar o software de colaboração em seu próprio centro de dados é um must-have exigência.

• Esboço agradáveis ​​de se ter recursos. Muitos outros recursos de colaboração social pode ser atraente, mas opcional.

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  Por exemplo, sua organização pode valorizar uma plataforma social que se integra com os sistemas de informação da empresa de recursos humanos e treinamento corporativo, enriquecendo automaticamente perfis sociais dos empregados com um organograma digital e dados sobre certificações profissionais de um indivíduo. Talvez ter que seria bom, mas não essencial. Um produto que tinha essa característica iria desfrutar de um ligeiro aumento em sua classificação dos produtos, mas não o suficiente para superar deficiências em aspectos essenciais.

• Limite as escolhas. Mesmo que o número de fornecedores de software e de nuvem que afirmam possuir as chaves para a colaboração social produtiva pode parecer um pouco esmagadora, você provavelmente pode eliminar alguns deles imediatamente. Se o seu caso é uma pequena organização com necessidades simples, você pode cruzar produtos complexos e caros fora da lista. Adeus, IBM e Jive. Se o seu caso é uma empresa multinacional, você provavelmente não irá considerar Podio como sua plataforma social de toda a empresa (embora possa ter um papel a desempenhar como ferramenta de produtividade para as equipes menores dentro da organização).

  O processo de eliminação deve deixá-lo com uma lista mais gerenciável de opções que merecem um olhar mais atento.

• Examinar os candidatos. Depois de compilar uma lista de fornecedores para contato, você quer que os fornecedores para fornecer analistas e clientes de referência contactos, de preferência incluindo referências de organizações semelhantes à sua.

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• Escolha o seu projecto-piloto ou projectos. As grandes organizações geralmente se aventurar em colaboração social com um projeto piloto antes de abraçá-la em grande escala. Ainda assim, este projecto deve ser suficientemente grande e suficientemente grave para tanto exercer as capacidades do software e ter a chance de mostrar resultados de negócios.

• Faça sua escolha e ir para ele. Todos os conselhos acima é para nada se você não começar.