Regras de robert para reuniões especiais

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Reuniões especiais são, bem, especial. De acordo com regras de Robert, eles são chamados somente se 1) algo importante vem à tona que devo ser tratados antes da próxima reunião regular, ou 2) algum assunto de negócios específico (s) é importante o suficiente para que ele precisa ser a razão exclusiva para toda a reunião.

Afinal, você está, reuniões tão especiais ocupadas melhor que seja importante, certo? Agora, porque estas reuniões são especiais, o aviso anunciando eles é especial também. Você tem que tomar um pouco mais de cuidado com avisos para reuniões especiais do que você faz para reuniões regulares.

Para estar no lado seguro e para eliminar a dúvida, você deve sempre prever um aviso por escrito de reuniões especiais para ser enviado dentro de um período de tempo especificado antes da reunião. Por exemplo, os seus estatutos pode indicar, “Aviso de reuniões especiais serão enviados aos membros pelo menos 14 dias, mas não mais que 30 dias antes da reunião.”

A faixa real de aviso varia dependendo do tamanho do seu grupo e os membros distância deve viajar. O ponto importante é que o intervalo de datas para o envio do aviso prévio deve ser razoável, e todos devem ser capazes de receber a notificação em tempo para organizar seus horários para participar da reunião.

Todos os princípios de aviso para reuniões regulares ainda soa verdadeiro para reuniões especiais.

Você não pode realizar reuniões extraordinárias se os seus estatutos não prevêem-los. Verifique os seus estatutos, antes de se preocupar com reuniões especiais.

Convocar uma reunião especial

Se você precisa ter um encontro antes da próxima reunião regular, vá em frente e fazê-lo. Mas não se esqueça que é importante e não pode esperar. E não tentar cobrir algo mais do que aquilo que é absolutamente necessário. Escreva o seu aviso, incluem os detalhes pertinentes, e sair a notificação com a maior antecedência possível. (Felizmente, os seus estatutos ditam os requisitos de tempo de chumbo para aviso de reunião especial. Se não, você precisa alterar o estatuto social para incluir esta informação.)

Elaboração do aviso de reunião especial

Faça o seu aviso simples e direto ao ponto. O assunto da reunião deve ser tão urgente que não pode esperar. Não tente realizar qualquer outra coisa nesta reunião. Basta escrever para baixo exatamente o que você precisa para enfrentar e obter o aviso no correio.

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Suponha Peter Piper apenas o pedido de adesão do seu painel de amendoim Purveyors Parched. Piper prometeu escolher um beijinho de pimentas em conserva para cada um dos painelistas se ele está autorizado a pedir por uma posição no painel antes da hora sua conserva remendo pimenta paga.

pimentas em conserva secar na videira muito antes de sua próxima reunião regular. Você realmente quer Piper pertencer ao clube: Não só ele é uma pessoa de paciência e prestígio, mas você e os outros membros do painel têm postulado que as perspectivas de pimentas em conserva embalado com amendoim ressecados é uma possibilidade rentável. A oportunidade de apresentar Piper ao painel e permitir a sua promessa de talvez lucrar o painel requer uma reunião especial.

Em conformidade com as disposições de seus estatutos, você chamar uma reunião especial e enviar um aviso a todos os membros votantes do painel que tem o seguinte teor:

Parched Painel Purveyors amendoim

Aviso de Reunião Especial

A reunião especial do Painel de amendoim Purveyors Parched será realizada no remendo amendoim em 22 de março em 3:00 para examinar a petição de Peter Piper e prognosticar sobre a possibilidade de permitir Piper para segurar um emprego permanente em nosso painel.

Por favor, pretende participar.

Atenciosamente,

Lilbo Peep

secretário

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Agora, enquanto um quorum está presente (o número mínimo de membros votantes necessários para estar presente para validamente conduta empresarial em nome do conjunto), e desde que a maioria dos painelistas aprovar a proposta, a petição de Peter Piper vai passar. Esse fato será colocada no processo do painel.

As reuniões extraordinárias sempre exigem aviso prévio. avisos de reuniões especiais, não só deve incluir a data, hora, local e localização, mas também deve especificar todos os negócios a ser incluído na reunião. Nada que não seja este negócio, e os vários movimentos que permitem a reunião para cuidar desse negócio, pode ser considerado em uma reunião especial se ele não está incluído no anúncio.

Certifique-se de convocar reuniões extraordinárias somente quando algo devem ser abordadas antes da próxima reunião regular. Seu tempo é importante, para usar esta ferramenta criteriosamente. Salve tudo o que pode esperar para a próxima reunião regular.