Registros essenciais todos os proprietários devem manter

Como um proprietário, o processo de triagem residente é um alvo potencial para um processo de discriminação. Para proteger a si mesmo como o proprietário, mantenha uma trilha de papel que documenta o procedimento usado para rastrear aplicação de aluguer de cada perspectiva, juntamente com qualquer documentação que o processo gera.

Como resultado, você deve salvar registros para ambos aprovados e rejeitados. Mantê-los em arquivo para o comprimento mínimo de tempo exigido pelo seu estado.

Manter registros para os candidatos rejeitados

Para cada candidato rejeitado, criar uma pasta separada que contém o seguinte:

• A aplicação de aluguer

• relatório de crédito e quaisquer outros relatórios que você obtidos

• Notas sobre conversas com os empregadores anteriores, os proprietários anteriores e referências pessoais

• Notas sobre suas conversas na exibição

• Critérios utilizados na decisão de rejeitar o requerente

• Um registro e recebimentos de quaisquer taxas de inscrição cobrada, recolhida, e reembolsado (se houver)

Organizar as pastas por ano e, em seguida, em ordem alfabética pelo sobrenome para fácil referência. Para reduzir o armazenamento de papel e fazer seus registros mais fácil a busca, considere digitalização e armazenamento de documentos eletronicamente. Mais uma vez, criar uma pasta separada para cada ano e incluem uma subpasta para cada candidato. Apenas certifique-se de fazer backup de seus registros regularmente e armazenar os backups externos para evitar a perda.

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Manter arquivos de moradores

Para cada candidato que você aceitar, criar uma pasta separada que contém todos os itens listados acima, além dos seguintes itens como eles se tornam disponíveis:

Video: Oleoe essenciais

• 
  
  
  

  O contrato de arrendamento assinado original ou contrato de locação e quaisquer pilotos

• O pacote de locação o inquilino recebeu ao mudar-se em

• O movimento-in e listas movem-out de inspeção e qualquer fotos antes e depois que dizem respeito a essas listas

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• Qualquer outra documentação gerada durante o curso de residência do indivíduo

Mantenha pastas para os candidatos aprovados separados daqueles para os candidatos rejeitados. Mais uma vez, organizá-los por ano em primeiro lugar e, em seguida, em ordem alfabética pelo sobrenome.

Protegendo informações confidenciais

aplicações de locação, relatórios de crédito, concessões e contratos de locação contêm uma grande quantidade de informações pessoais sobre os candidatos e inquilinos. Embora você precisa para armazenar esses registros para defender-se em caso de uma ação judicial, você também deve salvaguardar esses registros para evitar roubo de identidade e qualquer acesso não autorizado a informações pessoais de alguém.

A primeira ordem de negócio é descobrir quanto tempo você precisa para armazenar os registros. Destruindo-as assim que você puder, você tem menos informação para proteger. Contato com as autoridades de habitação estaduais e locais e perguntar o que o estatuto de limitações é em seu estado para a apresentação de queixas de discriminação habitação justas.

Geralmente, logo que o tempo passou, você pode destruir com segurança os registros sobre aplicações negadas. Quando um candidato se torna um residente, o estatuto de limitações para um contrato escrito é de quatro anos.

De acordo com a Regra de Eliminação da Feira e Act Accurate transação de crédito (o fato Act, uma lei federal aprovada em 2003), discos antigos devem ser queimados ou desfiado. Jogá-los no lixo é proibida.

Em seguida, decidir como proteger os arquivos que você tem em mãos mais eficaz. Manter os arquivos em um armário trancado em um escritório local seguro é suficiente. Se você armazenar dados eletronicamente, tomar as devidas precauções, incluindo operando por trás de um firewall e usar anti-vírus e software anti-spyware. Use recursos de criptografia no seu computador ou software de criptografia especial para proteger por senha o conteúdo das pastas que armazenam informações residente sensível.

No entanto, você optar por armazenar informações requerente e residente, limitar o acesso a essa informação para apenas uma ou duas outras pessoas. Os administradores de imóveis e outros trabalhadores foram conhecidos para roubar IDs residentes para uso próprio ou para vender para os outros online. Você não pode inteiramente ser capaz de impedir tal roubo, mas você pode limitá-lo restringindo o acesso a apenas um par de indivíduos necessários.

Se você descobrir uma violação de segurança, notifique imediatamente qualquer pessoa cuja informação pessoal pode ter sido comprometida, incluindo os candidatos rejeitados. Muitos estados exigem pronta notification- visitar o Ação Site do Consumidor para descobrir detalhes que se aplicam ao seu estado.