A realização de reuniões de negócios eficaz

Toda empresa, se tem 2 empregados ou 2.000, tem reuniões como uma parte regular de fazer as coisas. Embora os funcionários podem se comunicar uns com os outros em uma organização de muitas maneiras diferentes, reuniões de negócios - se forem conduzidas da maneira certa - pode ser extremamente eficaz e eficiente.

Video: Como Fazer Reuniões Caseiras Eficazes

As reuniões não são apenas uma das maneiras mais importantes para os funcionários para comunicar dentro das organizações, mas eles também são a maneira que as equipes de fazer seu trabalho. Embora os membros individuais da equipe trabalhar em tarefas fora das reuniões, reuniões de equipe dar a oportunidade de vir juntos para determinar os objetivos da equipe, seus planos para alcançar suas metas membros, e quem fará o quê - e quando.

Tome um olhar mais atento sobre o que faz reuniões carrapato e descobrir como conduzir melhores reuniões de negócios.

Video: Como Se Vestir Em Reuniões de Negócios

A boa notícia (eo mau) sobre reuniões

Nós todos experimentamos mais do que a nossa quota de ambas as reuniões boas e más. O que torna algumas reuniões fantástico, enquanto outros são simplesmente os poços?

Os funcionários beneficiar de várias maneiras quando uma reunião é bem gerido. Aqui está a boa notícia sobre reuniões de negócios que se enquadram nesta categoria:

• As reuniões são capacitar.
• As reuniões são uma ótima maneira de se comunicar.
• Reuniões desenvolver habilidades de trabalho e liderança.
• As reuniões são estímulo moral.

Infelizmente, as reuniões são propensos a cair em armadilhas não produtivas. Aqui é o lado negativo de reuniões:

• Reuniões podem não ter foco.
• As empresas têm muitas reuniões.
• Os participantes podem ser despreparados.
• Mais tempo de reunião é desperdiçado.

Embora esta má notícia pode parecer sombrio, há esperança. Para cada um destes problemas, e para muitos outros tipos de problemas que normalmente afetam reuniões de negócios, as soluções estão disponíveis. Você simplesmente precisa estar aberto para mudar a maneira que as reuniões são realizadas em sua organização. Você pode até mesmo necessidade de assumir um papel de liderança, se necessário, para fazer suas reuniões funcionam melhor.

Oito maneiras de fazer reuniões melhor

Todo mundo já sofreu com demasiadas reuniões que tiveram até tempo demais e realizado muito pouco. Infelizmente, este triste estado de coisas tem acontecido tantas vezes que você pode encontrar-se a tornar-se insensível ao fato de que as suas reuniões não são tão bons como deveriam ser - e poderia ser, se você só teve alguma maneira de corrigi-los.

Video: Tipos de pessoas em reuniões

A ajuda está à mão! Você pode fazer suas reuniões melhor, e você não tem que tolerar reuniões que realizam pouco ou nada. O poder está dentro de você, se você é um líder reunião ou um participante. Você quer saber como? Aqui estão algumas técnicas já testadas para garantir melhores reuniões de negócios:

• Esteja preparado. As reuniões são trabalho, então, assim como em qualquer outra atividade de trabalho, melhor você está preparado para eles, melhores serão os resultados você pode esperar.
• Tenha uma agenda. Uma agenda - uma lista dos tópicos a serem abordados durante o curso de uma reunião - pode desempenhar um papel fundamental no sucesso de qualquer reunião. Ele mostra os participantes onde eles estão indo, mas é, em seguida, até os participantes a descobrir como chegar lá. Certifique-se de distribuir a agenda e qualquer trabalho prévio com antecedência. Ao distribuir a agenda e prework antes da reunião, os participantes podem se preparar para a reunião antes do tempo. Como resultado, eles serão imediatamente envolvida no negócio da reunião, e eles vão perder muito menos tempo durante toda a reunião.
• Comece na hora e terminar no tempo. Todo mundo tem sofrido através de reuniões que foram waybeyond a hora de término agendada. Essa situação seria bom se ninguém tinha mais nada para fazer no trabalho. Mas nestes dias de organizações mais rápido e mais flexíveis, todo mundo sempre tem muito trabalho na lista de coisas a fazer. Se você anunciar a duração da reunião e, em seguida, cumpri-lo, menos participantes irá manter olhando para seus relógios, e mais participantes irá assumir um papel ativo em suas reuniões.
• Têm menos (mas melhor) reuniões. Convocar uma reunião apenas quando for absolutamente necessário. Antes de chamar uma reunião, pergunte-se se você pode conseguir seu objetivo de alguma outra forma, talvez através de uma discussão one-on-one com alguém em sua organização, uma conferência telefônica, ou uma simples troca de e-mail. Como você reduzir o número de reuniões que você tem, certifique-se de melhorar a sua qualidade.
• Incluem, em vez de excluir. As reuniões são apenas tão bom quanto as ideias que os participantes trazem para a frente. Grandes idéias podem vir de qualquer pessoa em uma organização, e não apenas seus gestores. Roy Disney, vice-presidente da Walt Disney Company, conta uma grande história que ilustra esse ponto perfeitamente. Diz Disney, “Há uma velha história sobre Walt desde os primeiros dias, quando estávamos fazendo curtas-metragens - realmente apenas uma coleção de piadas. Toda semana, Walt teve um concurso gag, e todo mundo estava livre para entrar - o vencedor recebeu US $ 5, que foi um monte de dinheiro durante a depressão. E quem continuou ganhando, semana após semana? O zelador. Você vê, não é sobre quem é o chefe. É sobre quem tem as melhores idéias.”
• Manter o foco. As reuniões podem facilmente sair da pista e ficar fora da pista. O resultado? Reuniões não atingir seus objetivos. líderes de reunião e os participantes devem trabalhar ativamente para manter reuniões focadas nos itens da agenda. Tópicos não deve incluir os resultados do último jogo de futebol, ou que tiveram almoço com quem, ou quem está dirigindo que novo brilhante Porsche. Sempre que você vê a reunião à deriva fora da pista, falar e empurrar os outros participantes para obtê-lo de volta em foco.
• Capturar e atribuir itens de ação. A menos que eles são realizadas puramente para comunicar informações, ou para outros fins especiais, a maioria das reuniões resultar em itens de ação, tarefas e outras tarefas para um ou mais participantes. Não assuma que todos os participantes vão tomar suas atribuições ao coração e lembrar de todos os detalhes. Em vez disso, certifique-se de que alguém concordou em assumir a tarefa de manutenção de registros. Imediatamente após a reunião, resumir o resultado da reunião, bem como as atribuições e prazos, e e-mail uma cópia deste resumo para todos os participantes.
• Obter feedback. Cada reunião tem espaço para melhorias. Certifique-se de solicitar o feedback dos participantes da reunião sobre a forma como a reunião foi direto para eles - e como isso deu errado. A reunião foi muito longa? Será que uma pessoa dominar a discussão? Eram participantes despreparados? Foram os itens da agenda confusa? Quaisquer que sejam os problemas, você não pode corrigi-los se você não sabe sobre eles. Você pode usar um formulário simples para solicitar feedback, ou você pode simplesmente informalmente falar com os participantes após a reunião para obter a sua entrada.