Como determinar se o seu projeto de gestão de operações está em apuros

Embora seja bom saber que o seu projeto de gestão de operações está à frente do cronograma e do orçamento, as ações que você vai tomar são provavelmente mínima (excepto batendo todos na parte de trás!). O que você está realmente preocupado é se o seu projeto está em apuros. O que seria ainda melhor é descobrir se o projeto parece que está indo na problemas antes que ela realmente é!

Há uma série de maneiras de realizar este tipo de previsão. Todos eles envolvem gráficos visuais que revelam tendências. O gráfico de progresso do valor agregado é a opção mais popular. Outras opções são o gráfico de execução projecto e o gráfico de penetração tampão.

Um gráfico projeto executado

A próxima forma mais comum também usa valor agregado, mas também incorpora algumas das ideias de um gráfico de controle de processo. No entanto, esta versão, que é chamado de gráfico de execução do projeto, é mais simples. A ideia é a de representar graficamente o índice de progresso cronograma (SPI) e custar índice de progresso (CPI) ao longo do tempo.

Se o seu CPI e SPI são iguais ou superior a 100 por cento, você está na zona “verde” e em boa forma. Se quer o seu SPI ou índice CPI cai abaixo de 100 por cento, mas permanece acima de 90 por cento, você está na zona de “amarelo” e recomenda-se cautela. Certifique-se de que você tem planos no lugar em caso das coisas piorarem, principalmente se quer índice cai abaixo de 90 por cento.

Se qualquer um de seus índices cai abaixo de 90 por cento, você está na zona “vermelha”. O desempenho é fraco, e você provavelmente precisa executar quaisquer planos de correção que você tem no lugar. (Espero que você fez estas enquanto você estava na zona de “cuidado”!)

O progresso de seu CPI e SPI vai ter flutuações estatísticas, assim como tudo o mais na gestão de operações (ou na vida, se você está em um estado de espírito mais filosófico). Às vezes as coisas estão a ir melhor, às vezes pior. Então, só porque você está na zona amarela não significa que você precisa entrar em pânico. Significa apenas que você deve estar atento e estar preparado.

Utilizar folga com um gráfico da penetração de tampão

Outra versão do gráfico de execução é usado às vezes para assistir o progresso do caminho crítico. O caminho crítico contém todas aquelas atividades que, se atrasou, vai atrasar o projeto como um todo. Eles não têm “folga” neles.

A idéia é estabelecer uma reserva de tempo de projeto ou “tampão”, que explica o fato de que haverá alguma variação estatística em completar caminho crítico do seu projeto, assim como para tudo o resto na gestão de operações. O buffer cronograma explica o fato de que - mesmo se suas estimativas estiverem corretas - às vezes você está indo para estar atrasado. A questão é o quanto isso é normal.

A abordagem típica é estabelecer uma (média) estimativa de tempo esperado para concluir o projeto e uma estimativa de tempo máximo que seria esperado em circunstâncias estatísticos normais. Há uma série de maneiras de fazer isso. Uma maneira que funciona bem é fazer a estimativa P50 a estimativa de tempo esperado, e para fazer a estimativa P95 a estimativa de tempo máximo.

Por exemplo, caminho crítico do seu projeto pode ter um P50 de 8 meses e uma P95 de 12,5 meses. Você definir essas estimativas a serem esperados e máximos. Em seguida, o buffer = Máxima - Esperado = 12,5 meses - 8 meses = 4,5 meses. Cada mês você determinar quantas das atividades do caminho crítico você tiver concluído.

Você vai precisar para determinar a data de conclusão planejada desta última atividade do caminho crítico. Depois de ter determinado que, apenas subtrai-lo a partir do momento no projeto.

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Neste projeto, a última atividade concluída na cadeia crítica durante setembro deveria ser concluída 6,9 meses para o projeto de acordo com o plano. No entanto, em setembro, 9,0 meses desde o início do projeto. Portanto, sua penetração tampão é 6,9 meses - 9,0 meses = -2.1 meses de penetração buffer.

Se em vez disso, foram antes do previsto no caminho crítico, a convenção é para representar graficamente um zero para a penetração tampão. Por exemplo, em fevereiro, a última atividade concluída da cadeia crítica foi planejado para ser concluído em 2,5 meses. No entanto, dois meses se passaram. Porque 2,5 meses - 2 meses 0,5 meses = é um número positivo, que representa graficamente como tendo de zero a penetração tampão.

De outro modo, o gráfico de penetração tampão funciona como o gráfico de projecto de execução para SPI e CPI mostrado anteriormente. Verde está bem. Amarelo significa cautela. Isto é, quando você quer descobrir quaisquer planos de contingência. Vermelho significa que é hora de ativar esses planos de contingência.