O que você deve saber sobre o projeto ou fase relatórios e transições finais perto para o exame de certificação pmp
Como parte do Projeto Fechar ou Fase para fins de Certificação exame PMP, você precisará fazer a transição formalmente recursos do projeto (membros da equipe) e do produto final e, em seguida, organizar os arquivos do projecto.
O relatório final e informações de arquivamento
Seus relatórios finais do projeto deve incluir informações sobre os objetivos do projeto e como você se encontrou com eles, e também explicar qualquer variação dos critérios de sucesso. Um componente-chave no relatório final é uma contabilidade financeira final e análise. Você deve comparar os gastos totais finais com o orçamento original e identificar as causas das variações.
Para os projectos plurianuais complexos, você vai querer mostrar a informação com base no ano fiscal da organização e comparar isso com as necessidades de financiamento originais. informação contábil adicional que possa ser necessária inclui
A comparação dos indicadores financeiros, tais como o NPV, FV, e assim por diante, que foram usados para justificar o projeto em primeiro lugar.
valor agregado números e métricas finais (EV) se EVM está sendo usado.
Uma descrição dos pacotes de trabalho que tiveram variações significativas e uma análise de causa raiz na variância.
variações significativas.
Validação ou explicação de suposições sobre as estimativas de custo, incluindo o “custo do dinheiro.”
O relatório final será enviado a todas as partes interessadas chave identificadas no plano de gestão da comunicação.
Com sorte, você coletados e organizados a documentação do projeto durante todo o projeto. Esse esforço contínuo faz com que seja muito mais fácil quando você tem que arquivar informações no final. Como você arquivar informações depende da natureza do projeto.
Para alguns projetos, você pode querer ter uma caixa de arquivos ou conjunto de cadernos organizados em ordem alfabética, em ordem cronológica, ou por tópico. Em outras situações, todos os seus arquivos serão eletrônicos e postou a uma intranet. Algumas das informações você arquivar podem ser sensíveis e podem ser armazenados apenas em uma instalação segura.
Você deve arquivar pelo menos
A Carta, plano de gerenciamento de projetos e documentos do projeto - especialmente todos os documentos assinados com homologações
As linhas de base, relatórios de desempenho, análise de variância, e os resultados finais
As comunicações escritas, apresentações e relatórios
Stakeholders pesquisas de satisfação e lições aprendidas
logs de Assunção, de risco e de emissão
documentação de aquisição e registros
Documentação técnica
informações arquivamento é geralmente a última atividade em um projeto. Freqüentemente, o gerente de projeto é a única pessoa ainda ativo neste momento. A informação arquivada é útil para projetos futuros. Em muitos casos, os regulamentos exigem que você manter registros e documentação para um determinado período de tempo: por exemplo, informações sobre a garantia, as mudanças que envolvem regulamentações e informações do projeto que podem ser auditados para impostos ou a conformidade legal.
Transição do produto e recursos
Tendo algumas pontas soltas no final do projeto não é incomum. Normalmente, os novos projetos exigem sua atenção, então você precisa ter certeza de ter todos os itens abertos e atribuí-los a alguém para acompanhamento e encerramento.
Ao fazer a transição de um produto ou serviço a qualquer um cliente ou para as operações, você precisa treinar os destinatários sobre como trabalhar o novo produto e como apoiar e manter. Se não houver documentação formal e formação para esse fim, certifique-se de passar tempo suficiente transferir seu conhecimento para quem vai ser a manutenção do produto ou serviço.
Após as lições aprendidas e a documentação do projeto é coletado e organizado, você pode começar a liberar seus recursos. Para os membros da equipe, escrever-se uma avaliação do desempenho. Isto pode ser formal ou informal. Você deve identificar os comportamentos e ações que contribuíram para o sucesso do projeto, bem como todas as áreas de melhoria.
Se a sua organização não tem políticas sobre este tipo de ação, use o seu critério de como você se aproxima disso. A maioria das pessoas quer melhorar, mas você precisa ser sensível e não distribuir conselhos não solicitados!
Uma parte importante dos recursos liberando está tendo uma festa ou algum tipo de evento para reconhecer o que a equipe realizou e agradecer aos membros por suas contribuições e participação. Para grandes projectos, este pode ser um evento agradável ou jantar com prêmios, certificados e discursos de gerência sênior. Seja qual for o caso, certifique-se de tomar o tempo para agradecer as pessoas e deixá-los com um sentimento de encerramento.
Se o seu projecto estava em um local de trabalho, certifique-se de que todo o equipamento está em melhor forma do que quando você o encontrou, os suprimentos são estocados de forma adequada, ea área é limpo e arrumado.