Como desenvolver um mapa de processo para a gestão de operações

Criando mapas precisos e úteis processo requer tempo e recursos consideráveis, mas esses mapas são vitais para qualquer esforço de gestão de operações de avaliação e melhoria de processos significativa. Aqui estão alguns conselhos para a criação de um mapa exato processo:

• Sempre pergunte o porquê. Enquanto a construção de um mapa inicial do processo, descobrir por que certas ações estão sendo feitas. Em muitos casos, a resposta é “Nós sempre fizemos isso dessa maneira” ou “Essa é a maneira como eles me disse para fazê-lo.” A pergunta “por que” muitas vezes revela bons lugares para começar os esforços de melhoria.

• Esteja preparado para rever o mapa de processo. Quando você completar um mapa de processo, considerá-lo um rascunho. Você não vai conseguir tudo certo na primeira vez. Na verdade, nas primeiras vezes você rever o seu mapa de processo com os trabalhadores de linha e de gestão (que você deve fazer!), Novas rugas no processo inevitavelmente transformar-se.

  Ao desenvolver sua primeira versão de um mapa de processo, assumir nada é trivial. Documentar tudo, incluindo comunicações informais. O pedaço de informações compartilhadas na máquina de café todas as manhãs, pode vir a ser o que mantém um certo processo em movimento.

• Cuidado de resistência. Sentindo-se protetora e até mesmo defensiva é a natureza humana, especialmente se alguém sente que seu emprego está em jogo ou não ameaçada. Os funcionários muitas vezes ver os projetos de processo de mapeamento e de melhoria de processos como uma maneira para que os líderes da empresa para reduzir folhas de pagamento e eliminar postos de trabalho. É importante para explicar o propósito e os benefícios do projeto antes de começar.

  A abordagem geral poderia incluir a mensagem de que a melhoria do processo é necessário para manter a empresa competitiva e que uma empresa deve ser competitivo para gerar empregos. Estar ciente de possível resistência durante o processo de mapeamento e examinar cuidadosamente o que está ocorrendo em cada etapa do processo para ter certeza de que o que você está sendo dito que realmente está sendo feito para que você pode construir um mapa preciso.

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  Criar uma hierarquia de mapas. mapas de processo pode se tornar muito complexo, e criação de mapas com o aumento detalhe pode ser importante para algumas empresas. Comece com uma representação agregada de alto nível do processo em questão e, em seguida, quebrar cada operação até chegar a um nível em que a análise significativa pode ocorrer. Evite fazer um único mapa que é tão complicado que é difícil de compreender e comunicar às partes interessadas.

  Video: Minicurso: "Gestão de Processos: definição, mapeamento e melhoria de processos" 05/05/2014

  Determinar qual o nível de degradação é necessária para um processo pode ser difícil. Um mapa de alto nível que faz referência a atividades gerais é ótimo para se comunicar com a administração superior, que tendem a ser principalmente preocupado com onde ocorrem transferências entre grupos / departamentos ou através de estruturas de relatórios. Mais detalhe é importante quando um mapa de processo é destinado para treinar funcionários ou informar gerentes de nível médio, que precisam ver onde ocorrem alterações nos requisitos de recursos.

• Documentar tudo o necessário para executar cada tarefa e a saída do cada tarefa. Um registro que inclui todos os recursos e todas as informações necessárias para completar uma determinada tarefa assegura a coerência. Muitas pessoas esquecem que as informações de uma operação gera pode ser tão importante quanto os recursos tangíveis.

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  Por exemplo, em um projeto de melhoria de processos, uma operação foi identificada como não-valor acrescentado e eliminado, mas ele realmente produziu um relatório vital necessário mais tarde no processo. Quando os membros da equipe de gerenciamento de operações concluídas o mapa inicial processo, eles ignorado a existência ea importância deste documento, então quando eles implementaram o novo processo, o sistema entrou em colapso por causa da falta de informações no relatório.

• Solicitar a entrada de todos os níveis da organização. É importante para obter entrada da gama de pessoas envolvidas no processo. Realizar entrevistas com aqueles na linha fazendo o trabalho real, bem como com os líderes da empresa.

  Estamos rotineiramente surpreendido por quantos gestores não sabem exatamente como o trabalho é feito em sua empresa. Um erro fatal operações está desenvolvendo um mapa de processo com apenas uma participação gestão.

• Anda o processo de si mesmo. Se possível, observar o processo em questão. Muitas vezes, informações da equipe de linha de frente, os trabalhadores de linha e dados gerencial é errada ou enganosa. Se o que você vê eo que você disse não corresponderem, descobrir por que existem discrepâncias. Através da observação direta e conversas de acompanhamento, você pode descobrir uma visão crítica sobre por que um processo se comporta da maneira que ele faz.

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