Eficiência e disponibilidade ao estimar as necessidades de pessoal de gerenciamento de projetos

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Produtividade, eficiência e disponibilidade são os três fatores que influenciam a quantidade de tempo que você e sua equipe de gerenciamento de projetos precisa para completar uma tarefa do projeto:

• Produtividade: Os resultados que você produzir para cada unidade de tempo que você gasta trabalhando na tarefa. Sua produtividade em uma tarefa depende da natureza da tarefa e sua capacidade de realizar o trabalho necessário.

• Eficiência: A quantidade de tempo no seu dia de trabalho total que você gasta em tarefas do projeto em oposição a atividades nonproject, tais como participar de reuniões da empresa necessários, lendo revistas e artigos técnicos, obter uma bebida de água, ir ao banheiro, e falando sobre não temas relacionados com o trabalho com os colegas.

  Se você gastar cada momento do seu dia de trabalho fazendo nada mais do que trabalhando em tarefas do projeto, você está sendo 100 por cento eficiente.

• Disponibilidade: A quantidade de tempo que você está no trabalho, em oposição a sair de licença. Você determina o seu disponibilidade com base no número de dias de férias convencionais pagos sua organização permite que você tire, tais como férias anuais, licença médica, férias, dias pessoais, e licença de maternidade.

  Se a sua organização permite que você tire um total de 39 dias de férias durante um período de 260 dias (1 ano = 52 semanas x 5 dias por semana = 260 dias), você estaria disponível para trabalhar em missões para a sua organização para 85 por cento do período de 260 dias.

Como gerente de projeto, você pode precisar de atribuir tarefas a diferentes pessoas em sua equipe. Ao fazer isso, você tem que considerar quanto tempo os membros da equipe vai precisar para concluir essas tarefas.

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Atribuir a alguém uma quantidade razoável de tempo para concluir uma tarefa exige que você levar em conta não apenas o que uma pessoa pode realizar quando ela está trabalhando na tarefa, mas também a realidade de que, mesmo se você atribuir a ela para trabalhar em tempo integral por um período de tempo, ela não será capaz de dedicar 100 por cento do que o tempo de trabalho tarefa.

Considere o seguinte exemplo da vida real:

Um homem que participou de uma sessão de treinamento de planejamento do projeto estava convencido de que ele tomou a eficiência em conta quando se estimam necessários níveis de recursos para seus projetos. Sua organização tinha recentemente realizado um estudo interno e determinou que a cada ano, um funcionário típico gasta cerca de 25 por cento do seu tempo de licença médica, licença de férias, licença de férias, licença pessoal, e licença administrativa.

Como resultado, ele definiu “disponibilidade de tempo integral” para ser de 120 horas por pessoa por mês - 75 por cento dos cerca de 160 pessoas-horas um empregado era potencialmente disponível para trabalhar durante um mês. (Ele derivou sua estimativa de 160 horas-pessoa potencialmente disponíveis, multiplicando 8 horas por dia por cinco dias por semana por quatro semanas por mês.)

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O líder treino explicou-lhe que a 120 horas por pessoa estimativa ele derivou foi o tempo total de um empregado estava disponível cada mês e, infelizmente, que as pessoas não funcionou a 100 por cento de eficiência para todas as horas que eles estavam disponíveis.

Para ser exato, ele precisava considerar que uma pessoa tinha cerca de 90 horas produtivas a cada mês para gastar com o trabalho do projeto - se ele considerava que a pessoa trabalhou a 75 por cento de eficiência. (Você começa 90 horas por pessoa, multiplicando as 160 horas potencialmente disponível pelo fator de disponibilidade de 75 por cento e, em seguida, multiplicar esse número pelo fator de eficiência de 75 por cento).

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Sua reação à sugestão do treinador era interessante: Ele rejeitou completamente a análise! Ele disse que ele se recusou a dizer às pessoas sobre seu projeto que eles tinham que fazer apenas seis horas de trabalho para cada oito horas, eles cobrados ao seu projeto. Ele não percebeu que eles estavam fazendo isso já.

Ele poderia reconhecê-lo e refleti-la em seus planos ou ele poderia ignorá-lo, mas ignorando que não iria mudar a realidade que estava ocorrendo.