Planejamento de recursos para aumentar a produtividade em seu negócio
Cada projeto de eficiência empresarial tem tempo, dinheiro e outros recursos limitados. Escrever para baixo seus requisitos de recursos quando você está planejando qualquer projeto para aumentar a produtividade ou diminuir atos de resíduos como uma lista de verificação útil para garantir que você obter
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Ela também serve como uma espécie de “formulário de pedido” para outros departamentos e alta gerência para entender o tempo, orçamento e outros tipos de apoio que você precisa para alcançar seu objetivo declarado.
Construir uma agenda para o seu projeto
Você não pode construir um cronograma preciso em uma bolha. Invariavelmente, cada membro de uma equipe de projeto também está trabalhando em de outros projetos. Criando um cronograma preciso para seu projeto conta com a obtenção de horários precisos para todos de outros projetos. Se você está apenas começando com rastreamento formalmente projetos, então você tem que trabalhar fora de melhores suposições, e são responsáveis por esta linha do tempo como uma incerteza no plano de projeto.
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UMA gráfico pessoa-carregamento é um gráfico de barras com o número de horas totais ao longo da (eixo y) esquerda com cada semana quanto sua própria barra (o eixo-X). Cada funcionário tem seu próprio gráfico. Para um funcionário em tempo integral, a cada semana teria um bar atingindo até 40 horas.
bar de cada semana é então dividido em número de horas gastas em cada projeto diferente que cai sob responsabilidades dessa pessoa. Depois de sua organização recebe o hábito de manter estes gráficos, é muito claro visualmente qual funcionário tem disponibilidade a cada semana.
Rastreamento horas em uma base diária é geralmente muito granular- é muito mais fácil de passar oito horas por semana em um projeto de 1,5 horas por dia nele.
Com base nas horas estimativas da sua matriz de recursos humanos e gráfico pessoa de carregamento de cada membro da equipe associada, você pode trabalhar quantas horas cada pessoa pode trabalhar no projeto a cada semana, e, portanto, trabalhar para trás para determinar datas realistas, tanto para o projeto final data de entrega e cada marco importante dentro.
O número de horas que você estimados na matriz de recursos humanos anterior não se encaixam perfeitamente em uma semana de trabalho de 40 horas. Nenhum funcionário, em qualquer lugar, opera em 100 por cento de eficiência (ou seja, eles trabalham com produtividade máxima para cada minuto eles estão no trabalho). Não está sonhando, telefonemas, quebras de lanche, encontros inesperados, e inúmeras outras coisas que interrompem trabalho.
Embora você pode aumentar a eficiência dos funcionários individual, você não pode obtê-lo a 100 por cento. Portanto, supondo que um funcionário que “trabalha” 40 horas por semana vai realmente executar 40 horas de trabalho do projeto em uma semana é simplesmente pedindo atrasos no projeto.
E se você não sabe quanto tempo alguma coisa vai tomar? Fazer um palpite baseado em corpo existente da sua equipe de experiência ou qualquer pesquisa disponível. Claramente marcar o seu calendário como uma estimativa, e planejar com antecedência para o que você vai fazer se ele leva o dobro (ou quatro vezes) tão longo. Em outras palavras, não fazer quaisquer datas de missão crítica depender de um período de tempo com uma alta probabilidade de variação.
Se você está embarcando no lançamento de uma linha de produtos totalmente nova ou outro projeto que você sabe, hoje, é provável que mude completamente antes de sua data de entrega previsto, considerar Agile Project Management. Com o Agile, você define “sprints” de cerca de duas semanas cada, verificando-se com sua equipe e ajuste curso como necessário entre cada sprint.
Alguém tem de ser responsável pelo acompanhamento de cada prazo. Se os prazos iniciais passam sem reconhecimento, é muito fácil para os membros do projeto para assumir que o projeto em si tem tido uma prioridade inferior ou, em alguns casos, parou completamente. Isso faz com que uma cena bastante caótica quando todo o projeto é devido e a maioria dos membros deixou a trabalhar nele semanas antes!
Um projeto bem sucedido tem um processo de fechamento durante o qual as metas finais são contabilizados, o projeto é fechado como um sucesso (ou fracasso), detalhes relevantes são capturados para referência futura, e os próximos passos e / ou projetos estão definidos para promover o objetivo do projeto.
Além representando as horas de trabalho, você também precisa definir uma agenda para postos de controle - incluindo a reunião com os membros do projeto para obter atualizações sobre o progresso do projeto, medir o progresso em direção à meta do projeto e reuniões de equipe geral.
Re-visitando o projeto após um mês ou assim pode ajudar a determinar se seus ganhos são ainda tão eficiente como originalmente planejado. Ele também ajuda a determinar se o projeto poderia ter sido planejado melhor em determinadas áreas.
Identificar os recursos necessários para o projeto
Além de pessoal, seu projeto pode exigir uma variedade de outros recursos importantes (tais como móveis, utensílios, equipamentos, matérias-primas, e informações). Planejar para estes recursos nonpersonnel da mesma maneira que você pretende atender às suas necessidades de pessoal.
Como parte de seu plano, desenvolver um matriz de recursos nonpersonnel. Liste cada uma das atividades do projeto ao longo do lado esquerdo da matriz, e cada recurso necessário para executar essas atividades na parte superior como colunas individuais. Dentro de cada coluna de sobreposição, introduzir o número de horas para os quais é necessário que o recurso. Você pode expandir essa matriz original em matrizes adicionais para mostrar a repartição alocação de recursos entre semanas ou meses.
| Matrix Resource Nonpersonnel | Impressora | Servidor de idade | Estúdio de gravação |
|---|---|---|---|
| lista de CRMs compilar | 0 | 0 | 0 |
| arquivo de exportação de dados limpo | 2 | 10 | 0 |
| screencasts recordes | 1 | 0 | 20 |
Há também recursos financeiros a serem considerados, normalmente expressa como um orçamento. Um orçamento do projeto tem três fases:
UMA áspera ordem de grandeza estimativa, que se baseia na compreensão geral das necessidades de um projeto da equipe
UMA estimativa de orçamento detalhado, onde você pesquisa e ballpark os custos de cada tarefa descritas no seu Work Breakdown Structure
UMA concluída, orçamento aprovado do projeto, que é adotada no plano do projeto final. Esta é basicamente a versão final do orçamento previsional detalhado.
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