Treinar outros para gerenciar reuniões com sucesso

Há um ditado: ‘Se você falha em planejar, você está planejando falhar’. Em termos de treinar um negócio para estar no caminho certo, mesmo os melhores planos feitos pode falhar se não forem monitorados e ajustes corretivos feita.

Uma ferramenta essencial para gerir o progresso é a reunião. A maioria das pessoas têm experimentado reuniões que se arrastam, ter conversas que vão fora em tangentes e parecem ser um completo desperdício de tempo.

A boa notícia é que uma boa gestão reunião não é foguete Ciência da má notícia é que poucas organizações fazer um esforço para obtê-lo direito. Melhoria das reuniões é uma área onde o coaching pode agregar valor para a eficiência e eficácia da organização.

Começar a treinar para reuniões de sucesso através da definição de propósito e atitude.

• objectivo: Isso é definido pelo ‘big picture’ da organização (por que ele faz o que ele faz). Finalidade está relacionada à sua missão (o que seus resultados são) e seus valores (o que é importante para ele). Cada reunião e cada tópico discutido devem apoiar o efeito.

• Atitude: Atitude é definida como a maneira de abordar algo. Os melhores atitudes a ter em reuniões estão sendo plenamente envolvidos (todos devem estar mentalmente presente no quarto e centrou-se na reunião na mão), honesto (todos devem estar dispostos a falar e concordar ou discordar) e vulneráveis ​​(aberto a comentários e não tomá-lo pessoalmente).

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Aqui estão sete regras simples que permitirão que os clientes para executar reuniões eficazes e eficientes.

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  Tenha objetivos claros: Relacioná-los de volta para a finalidade para que todos é clara sobre por que eles estão sendo discutidos.

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• Definir o cenário para todas as reuniões: Estabelecer as regras para a reunião, lembrando as pessoas sobre propósito e atitude. Diga-lhes que a reunião é um lugar para um diálogo aberto, honesto. Não assuma toda a gente vai ter ouvido as regras antes- reiterá-las. Peça aos participantes desligar todos os dispositivos móveis.

• Selecione os participantes da reunião com cuidado: Dois critérios a considerar quando se participantes da reunião seleção são: é a reunião relevante para eles? Será que eles têm habilidades e conhecimentos que são necessários para uma reunião bem sucedida?

• Furar a uma programação: Distribuir os horários de reuniões e agenda para todos os participantes para que eles tenham tempo suficiente para preparar quaisquer contribuições.

• Iniciar e terminar a tempo: As pessoas apreciam a consciência do seu tempo dos outros. derrapagens não programadas podem afetar adversamente programação diária de alguém. Permitir para estadias curtas a cada 45 minutos para garantir participantes permanecer engajados e alerta.

• Manter a reunião no caminho certo: Tome há reféns com ninguém exibicionismo ou ir fora da pista. Graças a quem contribui, e saber quando dizer ‘Obrigado. Agora é hora de seguir em frente’.

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• Avaliar e fechar a reunião: Permitir tempo suficiente para resumir os pontos discutidos e verificar com os participantes que todos eles têm uma compreensão clara deles. Comente ações e atribuições, e encorajar as pessoas a falar se eles têm alguma dúvida ou preocupação. Definir o tempo para a próxima reunião e acompanhamento distribuindo as notas da reunião.