Criar o ambiente certo para uma reunião de negócios

Planejando uma reunião de negócios envolve mais do que apenas cadeiras e microfones. Você vai querer criar o ambiente certo para a sua reunião, a partir do assento para o aquecimento. A maioria desses itens são aqueles que os participantes não percebem a menos que algo vai mal. Você sabe que você fez o seu trabalho bem se você ouvir nenhuma menção de qualquer um deles.

Transporte

Se a reunião é realizada fora dos muros da sua empresa, considerar várias opções de transporte, incluindo deixando os participantes usam seus próprios veículos, contando com o trânsito local, e a contratação de um serviço de autocarro. Independentemente da opção escolhida, deixar os participantes saber os detalhes exatos. Envie-lhes um mapa com indicações escritas precisas e informações sobre a disponibilidade e os custos de estacionamento. Você pode até mesmo providenciar para que as taxas de estacionamento dispensada.

Se você pretende reunir-se em uma localização urbana, notificar os participantes sobre eventuais dificuldades de trânsito, como a construção ou a hora do rush áreas de estrangulamento. Se eles precisam usar os ônibus locais ou trens, dar-lhes a informação exata sobre onde sair e como encontrar o local da reunião da paragem de autocarro ou estação de trem. A contratação de um serviço de autocarro supera todos estes inconvenientes, mas, é claro, é a sua opção mais cara.

Seu principal objetivo é fazer com que as pessoas chegam no frame direito da mente. Se eles se deparam com surpresas ao longo do caminho por causa de mau planejamento, suas atitudes podem precisar de algum ajuste sério.

lugares sentados

A maioria de nós são criaturas de hábito e, dada a escolha, geralmente gostam de sentar-se no mesmo lugar em todas as reuniões. Consequentemente, as pessoas ficam muito irritados se alguém decide sentar-se em deles assento. Eles também acham que sentado ao lado de um amigo, colega amigável, ou alguém de influência é reconfortante, enquanto que muitas vezes sente-se tão longe quanto possível de alguém que eles consideram desagradável.

arranjos do assento pode psicologicamente influenciar a sua eficácia global reunião. Alguém que quer exercer influência precisa de contato visual direto com a pessoa que ela quer influenciar, de modo sentado em frente essa pessoa é considerada a posição mais estratégica poderosa. As pessoas que querem alguém para tomar conhecimento de los sentar-se à direita ou oposta aquela pessoa. Outra posição de poder para alcançar aviso é o assento à direita do Leader- como as pessoas olham para essa pessoa, eles também olhar para você, criando assim uma ligação subliminar entre o dois de você.

Para resolução de problemas, você quer incentivar um alto nível de interação e participação, assim que uma configuração de mesa redonda funciona melhor. Neste arranjo, todos os assentos são considerados neutros, evitando assim qualquer cabeceira da mesa. Esta configuração promove um processo participativo, ambiente open-discussão.

Video: Criar uma empresa vai ser mais fácil com o Balcão Negócios

Um arranjo da tabela em forma de U funciona melhor para o treinamento. Ele permite que os apresentadores para ver todos claramente e ter participantes de fácil acesso. Os apresentadores podem optar por ficar dentro ou fora do U, dependendo de como confortável e perto eles querem estar com os participantes.

Para a tomada de decisões, selecione um arranjo de mesa retangular com o líder na cabeceira da mesa. Definitivamente sentar participantes estrategicamente e evitar estar personalidades conflitantes ao lado ou até mesmo através de um outro. Polvilhe-os em todo o grupo. Para obter os melhores discussões, banco pessoas com pontos de vista opostos entre si opostas. Considere também um arranjo hierárquico, que posiciona os participantes, a fim de autoridade descendente, começando com o presidente da reunião que está sentado à cabeceira da mesa.

Aquecimento e arrefecimento

Tentando controlar o aquecimento, ventilação e sistema de ar condicionado é um dos maiores pesadelos todas as reuniões e eventos do planejador. Em muitas instalações modernas, o sistema de aquecimento e ar condicionado é muitas vezes difícil de regular em uma base sala por sala. Assim, encontrar uma temperatura que todo mundo gosta é quase impossível. O resultado é que você acabar com qualquer condições árticas Saharan ou.

Se a temperatura ambiente é quente quando ninguém está nele, então ele só vai ficar mais quente com corpos extra. É melhor optar por um ambiente mais frio no início da reunião. Além disso, as pessoas são menos propensos a adormecer quando eles estão se sentindo um pouco fria. Tem abundância de bebidas quentes disponíveis para aumentar o nível de conforto.

o barulho dos quartos e outras distrações

Eliminando todos os ruídos dos quartos e distrações é provavelmente impossível. Ainda assim, por se livrar de tantos quanto possível, você pode ajudar a criar o melhor ambiente de reunião.

Verifique a sua sala de reuniões para ruídos externos tráfego, sons de ventilação estranhos, ou distrações do equipamento audiovisual ou sistema de som. Fazer isso é particularmente importante em uma instalação off-site que é um novo local para você. Também certifique-se que o quarto é longe do barulho da cozinha ou outras apresentações que estão sendo realizadas ao mesmo tempo que a sua reunião.

alarmes de incêndio não costumam dar-lhe a honra de um ensaio geral. Quer ou não o alarme é real, você tem que levar a sério. Antes de sua reunião, fazer com que todos cientes das saídas disponíveis em caso de uma emergência.

Ao escolher o seu local de encontro, estar cientes da decoração do quarto. salas de reuniões Hotel muitas vezes têm temas e estão decorados em conformidade. Espelhos e grandes murais ou imagens criar uma distração não apenas para os apresentadores, mas também para os participantes. Sempre que possível, enfrentar cadeiras longe da diversão.

Quer evitar o som dessas portas batendo cada vez que alguém vai para o banheiro durante uma reunião? Aplique fita adesiva sobre a captura de amortecer o som.

Iluminação

Se a luz é muito brilhante, estica os olhos das pessoas. Se a sala é muito escura, olhos dos participantes lentamente fechada. Sempre que possível, usar a luz natural. No entanto, estar à procura de distrações externas, e enfrentar cadeiras com as costas voltadas para as janelas.

Você precisa de iluminação artificial ao usar equipamento audiovisual. Certifique-se de que a luz não lavar a tela. Se você puder, quer posicionar a tela longe de luz direta ou eliminar as luzes que estão diretamente acima da tela. Quando encontro off-site, pergunte ao local de reunião para remover ou desapertar lâmpadas problemáticos. Fazer isso é fácil se as luzes são lâmpadas halógenas, mas a iluminação fluorescente é geralmente mais difícil de ajustar.

detalhes essenciais

O pequenas coisas muitas vezes podem ter o maior impacto sobre uma reunião. Aqui estão algumas coisas que podem dar a sua reunião que pouco algo especial:

Video: REUNIÃO DE TRAFICANTE

• Fornecendo cartões de nome: Para reuniões onde os participantes nem todos conhecem uns aos outros, fornecer cartões de nome.

• Tomando minutos: Descobrir se alguém é responsável por tomar minutos ou se isso pode ser algo que você pode fazer. Use um gravador para ajudar a garantir que os minutos são precisos.

• Adicionando tempero: Jogos, exercícios de brainstorming, e atividades que promovam ajuda participação interativa tornar as coisas mais emocionante.

• Uncluttering o espaço: reuniões de trabalho pode facilmente tornar-se confuso com restos de comida ou latas de refrigerantes. Periodicamente organizar uma sessão de limpeza. Removendo a desordem muitas vezes ajuda a arrumar as mentes das pessoas e estimular alguma criatividade extra.

• Avaliar o sucesso: Como parte de sua preparação, compilar um formulário de avaliação reunião curta para que você evite cometer os mesmos erros uma e outra vez. Tente melhorar cada reunião posterior com base no feedback dos participantes. perguntas a fazer incluem o seguinte sugeriu:

• Será que a reunião se relacionar com os nossos objetivos?

• Será que vamos seguir a agenda?

• Será que vamos ficar em dia?

• O que deve ser feito de forma diferente da próxima vez para garantir uma reunião qualidade?

• O que os conflitos ou desacordos foram ou não foram resolvidos?

Video: Visão dos negócios - Joao Carlos Arizza

• Qual foi a qualidade das decisões tomadas?

• Quão bem nós utilizamos conhecimentos dos participantes?

• O que aconteceu que foi inesperado?

Considere também criticando a reunião do seu ponto de vista. Examine o que você faria diferente da próxima vez.