Gerenciar saídas de engajamento das partes interessadas que você deve saber para o exame de certificação pmp
Video: Cuidado com dicas envolvendo a distribuição de questões nos exames PMP e CAPM
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Um registro de problemas é uma saída de chave que você deve saber para o Exame de Certificação PMP que documenta um problema e o impacto potencial. Ele pode incluir um indicador da urgência da situação e da pessoa responsável para resolver a questão também.
Questão. Um ponto ou matéria em questão ou em disputa, ou um ponto ou assunto que não seja resolvido e está em discussão ou sobre as quais há pontos de vista opostos ou desacordos.
Trabalhar com questões
Trabalhando através de questões requer habilidades de comunicação, habilidades interpessoais e habilidades de gestão. Considere o exemplo de uma creche para demonstrar cada uma das habilidades. Os pais, o departamento de recursos humanos e fornecedores são os principais stakeholders.
Para os fins deste exemplo, o registro das partes interessadas tem a seguinte informação. Aqui M = médio e H = altura.
| Nome | Função | Poder | Apoio, suporte | Função |
|---|---|---|---|---|
| Parentes | suporte | M | H | Usuário final |
| Departamento de Recursos Humanos | suporte | H | H | Staffing |
| fornecedores de projeto | suporte | M | H | Construir-out |
Suponha que o plano de gestão de comunicações possui as seguintes informações:
| Público | mensagem | Método | Freqüência | Remetente |
|---|---|---|---|---|
| Parentes | Enviar informações de status marco Envia as alterações de escopo ou programação | Boletim de Notícias | Por mês | PM |
| Departamento de Recursos Humanos | Receba relatórios de RH Enviar relatórios de status do projeto Enviar alterações | formulários de relatório de progresso relatórios de status Alterar registros | Bimensal Por mês Como necessário | líder da equipe de RH PM |
| fornecedores de projeto | Receber relatórios de progresso fornecedores Enviar planos Enviar alterações | formulários de relatório de progresso blueprints Alterar registros | Semanal conforme aprovado Como necessário | Fornecedor Instalações PM |
Suponha que é novembro 1. A creche está prevista a abertura em 1º de janeiro você tem as seguintes situações documentadas em seu registro de problemas:
| Questão | Impacto |
|---|---|
| O empreiteiro descobriu que o sistema de irrigação no espaço creche não está à altura dos novos códigos que entraram em vigor este ano. A pressão da água não é suficientemente alta, e o taxa de fluxo é muito baixa. Ele apresentou uma solicitação de mudança para trazer o sistema até o código. | O custo será de R $ 15.000. Ele vai trazer mais trabalhadores para completar o trabalho de modo que não haverá uma alteração de cronograma. |
| O pessoal para o diretor executivo eo pessoal de creche está correndo atrás. Por esta altura, eles deveriam ter tido 4 currículos para o diretor-executivo e 60 para a equipe de puericultura. eles só tem 2 para o diretor-executivo e 50 para a equipe de puericultura. Além disso, eles deveriam ter tido 15 contratos assinados para creche equipe, mas eles têm apenas 10. | Isto poderia levar a uma alteração de cronograma se lá isn&rsquo-t suficiente pessoal para abrir o centro. |
resolução de problemas para o centro de acolhimento de crianças
Para resolver esses problemas, você vai precisar para se reunir com várias partes interessadas e empregam comunicação, interpessoal e habilidades de gestão.
resolução de problemas contratante
Para lidar com problemas com o empreiteiro, você convocará uma reunião com o contratante, o chefe de instalações, o supervisor de manutenção, e você mesmo para discutir as opções. O supervisor de manutenção diz que sua equipe pode lidar com a questão de aspersão, economizando US $ 15.000 para o pedido de alteração.
Vocês todos rever o trabalho agendado restante para encontrar uma maneira de resequence o trabalho de modo que o pessoal de manutenção não está funcionando no mesmo local como o pessoal do contratante.
Ao olhar para um diagrama de rede e um recurso de histograma detalhada, você descobrir que, fazendo parte do trabalho depois de horas, e alguns nos fins de semana, você pode ter o sistema de aspersão até o código dentro de dez dias e não perder tempo. Este cenário demonstra a colaboração, resolução de problemas, e negociação.
resolução de problemas de pessoal
A sua próxima reunião é com o líder da equipe para o departamento de recursos humanos. Você pergunta por que a programação pessoal está escorregando. Ela afirma que, a fim de pessoal do centro, com os trabalhadores licenciados de acolhimento de crianças, você tem que pagar-lhes mais.
Você ambos concordam que, se você contratar apenas funcionários licenciados, em seguida, os custos operacionais será maior, e por Morgan Cuthbert (patrocinador), o maior custo terá de ser repassado para os pais. O aumento do custo trabalha para fora para cerca de US $ 15 por semana, por criança.
Você e o líder da equipe discutir as opções como alternativas para o custo mais elevado, como a redução do número de horas que o centro de acolhimento de crianças é aberto e mudar a proporção de pessoal de creche para as crianças. Porque a questão de licenciamento funcionários representa uma alteração no escopo do projeto, o patrocinador (Morgan Cuthbert) lhe pediu para se reunir com os pais para discutir o impacto.
Você pergunta o líder da equipe para acompanhá-lo à reunião de pais para que ela possa ajudá-los a compreender as questões e participar na resolução de problemas. Ela concorda. Este cenário demonstra a resolução de problemas e escuta ativa.
Conversando com os pais
Embora o plano de comunicação afirma que mudanças de escopo seriam comunicados via newsletter, você acredita que você precisa para solicitar a contribuição dos pais, e assim que você agendar uma reunião no auditório da empresa. Você trabalha com o líder da equipe de recursos humanos para montar uma apresentação de slides que apresenta as questões e opções.
O dia da reunião, cerca de 45 pais mostram-se. Nenhum dos pais estão satisfeitos com o aumento do preço proposto de US $ 15 por semana. A audiência está dividida sobre a necessidade de todos os funcionários licenciados.
No final da reunião, os pais concordam com o seguinte:
Eles vão aceitar uma relação pessoal-per-criança de 1: 7 em vez de 1: 6.
Todos os cuidadores será licenciado.
O tempo de 06:00 abertura do centro será alterado para 06:30
Todos esses acomodações permitirá que o centro para abrir com as taxas originais.
As saídas comuns do processo Gerenciar Engajamento das Partes Interessadas são atualizações para projetar documentos e o plano de gerenciamento de projetos, solicitações de mudanças e atualizações para registros do projeto.
Um dos objetivos do exame afirma que você usar o registo problema para gerir as questões e atribuir uma ação corretiva. Onde quer que você vê este tipo de questão, o ponto importante é documentar questões num registo problema, determinar a ação apropriada, e atribuí-lo a alguém para acompanhar com a resolução.